Pour présenter les choses concrètement, visualiser un appel d'offre comme l'examen du BAC ou plutôt n'importe quel concours. - il faut respecter des règles administratives: arriver à l'heure à l'examen sous peine de ne pouvoir passer l'examen (en appel d'offre vous devez rendre à l'heure votre offre), donner votre nom et prénom, matricule (en appel d'offre vous remplirez ce que l'on appelle la lettre de candidature où vous indiquerez qui vous êtes), signer la feuille de présence (en appel d'offre vous devez signer tous les documents relatifs à votre engagement, surtout l'acte d'engagement), et respecter des consignes de forme, on vous donne une feuille blanche avec un volet à remplir, ce n'est pas pour que vous apportiez votre propre feuille le jour du bac, votre copie sera refusée (respectez le formalisme imposé dans les documents, c'est du bon sens, mais beaucoup de société ne le respectent pas)
- pour gagner, respectez
Une bonne réponse à un appel d'offre est comme une bonne copie d'examen. On y trouve toutes les réponses aux questions (réponses complète, précise) , rien que les réponses aux questions (le reste est hors sujet), et des réponses respectant parfaitement l'énoncé de l'exercice. Si vous ne respectez pas cela, soit votre offre sera directement écartée (et ne cherchez pas, cela est dans la majorité des cas justifié), soit votre offre se verra attribuer une mauvais note. Votre talent de commercial ne vous apportera a priori rien, ce qu'on attend, c'est du concret!
- si les propos que je vais tenir choqueront sans doute les juristez marchés publics, même si vous pensez bien connaître la réglementation en matière de marchés publics, apprenez à ne vous fier qu'exclusivement aux règles définies par la personne qui a établi les documents : Il faut savoir qu'un grand nombre d'administrations ne respectent pas forcément à la lettre le code des marchés publics et que votre objectif sera de remporter un marché sans pour autant aller au contentieux. Pour cela, vous devez suivre les règles du jeu poser par l'administration (bien sur si il apparaît manifestement qu'un candidat a été privilégié ou que l'administration n'a pas joué le jeu, vous pouvez néanmoins contester, mais je pense que ça ne doit pas être votre premier objectif). Pour bien comprendre ce qu'est un appel d'offre public, certaines notions sont essentielles. J'en développerai certaines sur cette page, et vous en trouverez d'autres à travers vos questions via vos mots clés google sur la page " Faq appel d'offre public, marché public (délais, pièces de votre dossier, durée, prix, technique, etc..)" Les règles fondamentales à suivre, les lignes directrices de votre réponseTu fourniras les papiers que l'on te demande (il n'est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d'offres) de fournir sans sourciller et dans les délais qu'on t'impose
Tu signeras à la main [ou via une signature électronique certifiée en cas de réponse par voie électronique] les papiers que l'on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé "acte d'engagement" et ne jamais scanner votre signature)
Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé (La vie est dure mais si l'on demande de disposer de 3 boulangers, tu devras disposer d'au moins 3 boulangers, si l'on demande une baguette de pain blanche, tu n'en proposeras pas une jaune car tu trouves ça plus jolie, si l'on te demande une baguette de pain d'au moins 50 cm, tu ne proposeras pas une baguette de pain de 30 cm car tu trouves ça plus pratique etc...)
Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier)
Pour gagner, tu utiliseras les critères que l'on t'a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher - pour simplifier, comme lors de ton contrôle de mathématique étant petit, tu ne passeras pas 55 minutes de l'heure de contrôle sur l'exercice qui vaut 5 points sur 20 et 5 minutes sur l'exercice qui vaut 15 points sur 20)
Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n'est que partiellement vrai: chaque appel d'offre est différent, tu devras donc t'adapter à ce qui est demandé et non demander à l'administration de s'adapter à ce que tu proposesLa publicité et où trouver les appels d'offre publicsQuelque soit la procédure et hormis pour les marchés de très faible montant, il y a toujours un publicité.
Pour les marchés de faible montant (4000 euros), publicité est différent de publication. Il peut s'agir pour l'administration de contacter plusieurs prestataires pour demander un devis (si vous êtes sur ce créneau de prestation de faible montant, n'hésitez donc pas à relancer les administrations) .
Au delà d'un certain montant et en dehors de domaine bien particulier (exemple, seulement 2 sociétés en France executent cette prestation), publicité = publication ouverte à tout le monde. Dans ce cas, la publicité est le document rendu public dans lequel vous trouverez des informations sur la procédure à suivre (qui, quoi, comment, où).
Ce document est en général trouvable sur les deux sites que j'ai pu vous donner:
- Le BOAMP (publicités sur les "appels d'offre" au niveau français)
- le JOUE (publicité au niveau européen, des appels d'offres d'un montant assez élevé)
Sur ces sites, des moteurs de recherches avec mot clé vous permettent de retrouver des annonces, un peu comme les sites de recherche d'emplois. Une fois que vous cliquez sur une annonce, vous accédez à une fiche vous donnant les informations concernant l'essentiel du marché (objet, lieu, délai pour répondre etc..). Si vous cliquez sur "avis au format officiel", vous obtiendrez quelque chose de beaucoup moins sexy mais où se trouve beaucoup plus d'informations qui peuvent vous être utiles.
[consultez également cette plateforme https://www.marches-publics.gouv.fr/, vous y trouverez un grand nombre d'appels d'offre] Comme je l'expique ci-dessus, un bémol tout de même pour les appels d'offres de faibles montants. Il faudra sans doute aller à la pêche aux informations sur les sites des collectivités (mairies etc.), établissements publics etc... car elles utilisent souvent, pour ces "petits marchés" leur propre site internet (qui disposent quasiment tous d'une rubrique "marché public" ou "commande publique"). Pour ne pas vous retrouver perdu et trouver ces appels d'offres de faibles montants sur les sites publics, il faut donc vous rendre dans la rubrique "marché public" ou "commande publicque" et ensuite vous rendre dans une rubrique où l'on vous parle des avis (avis, dans notre jargon, c'est une document de publicité) des "marchés à procédure adaptée" autrement appelés (toujours dans notre jargon) MAPA (oui, comme les gants!). Je vous expliquerai tout ce que ces mots barbares impliquent pour vous.
Certaines sociétés proposent apparemment de chercher des appels d'offre public pour vous (franchement sans grand intérêt). Si vous êtes vraiment un homme pressé, utiliser le système de veille gratuit de http://e-marchespublics.com/ ou pensez à utiliser un système des flux rss (fil d'actualité remis à jour en temps direct), comme celui-ci http://www.e-marchespublics.com/rss/rss.php?v=2&l=30 ou http://www.edi-tender.com/rss/marchespublics.xml (vous pouvez les utiliser avec netvibes, un compte google, votre explorateur bref, en réalisant une petite manipulation qui vous prendra 5 minutes)
Les différents types de publicité (avis) :Ne vous trompez pas, vous devez bien consulter les avis de publicités et non les avis d'attribution voir les avis d'intentions de conclures. Les avis d'attributions, répertoriés sur le BOAMP par le biais de la recherche "résultat de marché" vous permet de consulter les résultats des appels d'offres, avec le nom du gagnant et parfois le montant. De même si vous voyez, avis modificatif, marché infructueux, ou sans suite , cela signifie que vous n'êtes pas sur le bon avis. Les avis modificatifs indiquent aux entreprises quand l'administration s'est trompé ou qu'elle ajoute des éléments par rapport à un premier avis, et lorsque l'on indique, marché infructueux ou sans suite, c'est que l'on indique la fin d'un appel d'offre raté, pour lequel aucun gagnant n'a été désigné. Bref, séléctionnez les bons avis qui constituent de véritable "lancement de procédure"
Savoir décrypter une publicité (avis) et savoir utiliser l'information: Trop souvent lues de travers , les publicités sont (parfois) une véritable mine d'information. Dans une publicité, les éléments essentiels sont (parfois, ils devraient l'être tout le temps) indiqués. Ceux qu'il vous faut absolument lire sont les suivants:
Dans un premier temps, avant même de commencer votre offre:
- l'objet du marché
- le lieu d'exécution
- si c'est indiqué, le montant estimé, montant maximum d'engagement (en montant ou en quantité), minimum d'engagement (en montant ou en quantité), les quantités estimées
- la date limite de remise des plis (combien de temps vous disposez pour répondre)
- où télécharger, demander ce qu'on appelle le DCE (le dossier où se trouve toutes les informations techniques et juridiques)
- lorsque cela est indiqué, les exigences en termes de capacité: par exemple si on vous impose d'avoir un effectif d'au moins 10 personnes, un chiffre d'affaire supérieur à 50 % du montant estimé du marché, être certifié ISO9001 etc... [si vous ne disposez pas de cette capacité, passez à une autre annonce directement ou étudiez éventuellement la possibilité de faire une réponse avec un partenaire via de la co-traitance]
En cas de doute ou d'insuffisance d'information, téléchargez ou demandez le DCE pour avoir une idée plus précise et trouver les informations précitées
Je suis particulièrement conscient que ces notions sont extremement difficiles à appréhender... Je vais donc tenter de les présenter de la manière plus pratique possible. Pour le moment, je vais mettre de coté le dialogue compétitif et le concours qui sont des procédures assez spécifiques - L'appel d'offre ouvert ou restreint: il s'agit de la procédure par défaut. Au dessus d'un certain montant, l'administration est obligée de passer par un appel d'offre (sauf pour certains services particulier comme par exemple la formation). L'appel d'offre signifie pour l'administration un degré de formalisme extrême tant pour l'administration que pour vous entreprises. Pour simplifier, partez du principe que vous n'avez pas le droit à l'erreur en appel d'offre. Votre offre doit être absolument parfaite du premier coup. L'appel d'offre est donc la procédure par défaut si les marchés que vous traitez dépassent un certain montant (ce montant est différent selon les personnes publiques, mais il existe en gros deux seuils, le premier de 125 000 euros, et le second, 193 000 euros, voir cet article pour plus de précisions combiné avec mon article sur qui est l'administration). Quelle est la différence entre appel d'offre ouvert et restreint? L'appel d'offre se divise en deux phases: - la phase dite de candidature - la phase dite de l'offre L'appel d'offre revient finalement à constituer une "short list" et seul les entreprises sur cette short list pourront faire une offre. En appel d'offre dit ouvert, l'entreprise fait tout de suite une offre. La procédure la plus courante reste l'appel d'offre ouvert. Qu'est ce que cela signifie pour vous? Dans le cas du restreint, vous n'aurez qu'à présenter votre candidature, puis votre offre si vous êtes retenus. Dans le cas de l'ouvert, il faudra à la fois présenter votre candidature et votre offre. L'appel d'offre ouvert, la base ! Comment ça ce passe?- votre société présente dans un premier temps sa candidature. La publicité qui vous a permis d'accéder à l'appel d'offre ou le document intitulé "règlement de la consultation" ou " lettre de consultation" vous indique les éléments que vous devez apporter dans votre dossier de candidature. 1) la phase de candidature:Dans le dossier de candidature se trouve toujours : - la lettre de candidature (lien vers un document type) : par ce document essentiel, votre société s'engage à répondre à la procédure. Vous indiquez donc le nom de votre société ainsi que ses caractéristiques, sur quel lot vous postulez (lorsqu'il y a plusieurs lots), et si vous vous compter répondre seul ou en groupement (en indiquant la forme du groupement choisi, à savoir solidaire ou conjointe) - la déclaration du candidat ( lien vers un document type) qui vous permet normalement d'indiquer les éléments que l'on vous a demander dans la publicité ou le règlement de la consultation: chiffre d'affaire, effectifs, références (normalement, on ne peut pas vous demander n'importe quoi, a priori, cela doit rester dans les pièces demandées par ce texte). C'est sur la base de ces éléments que votre candidature sera analysée afin de juger si vos capacités financières, professionnelles et techniques sont suffisantes pour répondre au marché. Avec un peu de chance, le niveau minimum exigé de CA ou d'effectifs sera indiqué dans la pub ou le règlement de la consultation. En général, ces critères, indications ne sont pas indiquées. Ce qu'il faut savoir, c'est que plus le montant du marché, plus les quantités ou l'étendue du marché seront grandes, plus vous devrez avoir un CA important, un effectif important etc... afin de démontrer votre capacité à "tenir la route" sur toute la durée du marché. Évidemment, selon qu'il s'agisse d'un marché de travaux, ou une étude, les capacités attendues ne seront pas les mêmes. - des attestations sur l'honneur prévus aux documents précités Important: - en cas de groupement, il faut que vous remplissiez le tableau figurant à la dernière page du DC4. N'oubliez pas non plus si possible les pouvoirs habilitant la personne à signer. De même, en cas de groupement, il faut fournir 2 DC5 (un pour chaque membre du groupement fournissant pour chacun des membres les éléments exigés) - A ce stade de la procédure, si vous oubliez de donner une information, la personne publique peut vous demander de compléter les éléments manquant. Mais il faut bien comprendre que c'est une faculté et non une obligation (et parfois, pour des raisons simples de timing de la procédure, il n'est pas possible de "rattraper"). Recommandation sur cette phase de candidature : - encore et toujours le même conseil, lisez et relisez les documents exigés et lorsque cela est indiqué, faite une simulation sur les critères et faites tout ce qui vous est demandé, même si cela vous paraît stupide - Analysez votre propre dossier de candidature au regard du montant et de l'étendue du marché. Intéressez vous principalement aux marchés qui restent dans votre champs de capacité (par exemple, essayez de faire en sorte que le ration montant estimé annuel ou montant maxi annuel / moyenne de vos 3 derniers CA et regardez combien vous obtenez: > 30 %, ça commence à être dur, > 50%, une administration prendra un risque si elle représente plus de 50% de votre chiffre d'affaire). Mais bien sur si l'on se trouve sur un marché d'étude ultra spécialisé et que vous êtes très peu à pouvoir réaliser cette étude, même si vous n'êtes que quelques personnes avec un petit CA, vous passerez sans doute malgré tout le stade des candidatures sans difficultés Pour information, du coté de la personne publique, la phase candidature se déroule en deux étapes: on regarde si votre candidature est recevable (avez vous fournit tout ce qui était exigé), ensuite analyse de vos capacités financières, professionnelles et techniques 2) La phase des offresVotre dossier d'offre comprend a minima: - un acte d'engagement Pour le reste, cela dépend de ce qui est indiqué dans le règlement de consultation/ lettre de consultation : - annexe prix - fiche technique - dossier technique - fiche profil des intervenants - fiche délai - tarifs publics - éventuellement des spécimens etc... En gros, il faut fournir ... ce qui est exigé dans le règlement de consultation/ lettre de consultation. Cette information ne vous sera peut être pas utile mais il est impossible de prévoir ce que peut demander toutes les personnes publiques, ce n'est malheureusement pas du tout uniforme (certains demanderont la signature de tous les documents, d'autres comme moi uniquement de l'acte d'engagement etc...). De même concernant la manière de remplir les annexes, documents. Recommandation sur cette phase d'offre: - encore une fois lire avec attention le règlement de consultation/ lettre de consultation, surtout que concernant cette phase d'offre et dans le cadre d'un appel d'offre, la personne publique n'a pas le droit de vous demander de compléter votre offre, même s'il manque une toute petite case non remplie, ou un tout petit élément manquant. C'est stupide, mais c'est ainsi! A ce stade, vous n'avez pas le droit à l'erreur . De plus, une lecture attentive devrait vous permettre de repérer les points clés (montant, durée, clause de prix etc...) permettant de définir votre offre au plus juste! - Si vous avez un doute, posez la question et de préférence par écrit. Ne vous y prenez pas au dernier moment car le texte prévoit que l'on ne peut pas vous répondre après 6 jours avant la date limite de remise des plis. Je suis personnellement parfois surpris de voir de telles erreurs de compréhension dans les offres (enfin dans l'ensemble, les entreprises comprennent bien) et que la société n'ait pas posé la question (par exemple, la société met un prix pour 1000 alors qu'on demandait un prix à l'unité, la société répond sur devis, ou la société indique en fonction de, ou on demande un prix mensuel et la société donne un prix annuel etc...) - pour votre dossier technique, si aucune fiche technique, cadre de réponse n'est fourni, dans la majorité des cas, reprenez la partie technique du CCP ou le CCTP (ou si toutes les spécifications techniques figurent dans l'annexe prix, l'annexe prix) et indiquez point par point votre proposition technique en étant le plus descriptif possible et en tentant d'expliquer, de motiver la pertinence de votre proposition pour ce point (il n'y a rien de plus désagréable à analyser qu'une offre complètement déstructurée). Essayez de ne pas compter sur l'image de votre entreprise, vos références etc.. pour faire votre offre (peut être que cela fonctionne pour les appels d'offres privés mais pas publique, tout ce qui est relatif à votre société a déjà été analysé au stade de la candidature). Faites comme si vous aviez tout à prouver et démontrer que votre proposition est la meilleure! Pour ce faire, décrivez au mieux ce que vous proposez (car si l'on n'a pas d'information, il est difficile de juger la pertinence), et justifier (la question est simple, l'administration a un besoin, et quoi votre proposition est adaptée, pertinente). Comme je l'explique à un autre endroit du site, voyez votre offre comme une copie d'examen . Mettez tout dans votre copie (tout ce qui n'est pas sur votre copie mais dans votre tête, tout ce qui est relatif à votre nom de famille, à votre personne n'a pas d'importance) . Mettez tout ce qui répond au besoin et rien que ce qui répond au besoin (ne cherchez pas à embrouiller la personne qui vous lira ou à la noyer sous les informations, elle connaît en général son sujet et sait parfaitement que vous cherchez à noyer le poisson). Richesse de la description et pertinence de la proposition sont les maîtres mots à suivre! - pour tout vos documents, servez vous, s'ils vous sont communiqués, des critères d'analyses des offres, sous critères, et encore mieux lorsque cela est indiqué, la méthode d'attribution de point. Cela doit vous guider et vous indiquer sur quel point appuyer car considéré comme plus important par l'administration. - Pour les cv, même chose, apportez un maximum d'informations en vous concentrant sur trois éléments: l'experience globale en lien avec l'objet du marché, votre formation (dernier diplôme acquis) et les missions concrètes réalisées en lien avec l'objet du marché (surtout si le marché recouvre un domaine particulier) Comprendre comment se déroule du coté de la personne publique cette phase d'offre: - il y a tout d'abord un PV qui est réalisé pour checker si toutes les pièces exigées figurent bien dans votre offre (ceux qui n'ont pas fourni certaines pièces sont a priori ecartés, sous reserve du décision du pouvoir adjudicateur [le grand directeur, maire, etc...])
- une fois ce contrôle des pièces effectués, on examine la conformité des offres (les documents sont ils signés, les exigences minimales exigées figurent elles dans l'offre du prestataire, l'annexe prix a t elle été bien remplie, ne manque t il pas des prix etc...), si elle correspondent au besoin (sinon il faudra la qualifier d'inappropriée), et si le prix rentre dans le budget (sinon il faudra la qualifier d'inacceptable).
- enfin, et c'est sans doute ce qui interesse le plus les lecteurs, vient la question de l'analyse, le moment de noter les offres conformes (ni irrégulières, ni inappropriées, ni inacceptables)
Methode d'analyse du prix
Il existe des milliers de formules d'analyse du prix, mais comme je l'explique à un autre endroit du site, il existe principalement trois méthodes , que l'on peut également classer en 2 méthodes (voir l'ouvrage "adjuger au mieux disant de Jacques Pictet et Dominique Bollinger pour aller plus loin) :
- on compare les offres de prix les unes entre les autres: soit par écart (le moins cher = 10, les autres notés par écart par rapport au moins cher), soit en faisant la moyenne des offres (on additionne, moyenne, et note par écart par rapport à cette moyenne, méthode que je ne recommande pas du tout au passage)
- on compare les offres par rapport à une valeur de référence, aussi appelée "prix cible" (qui est souvent le montant estimé du marché)
Au sein même de chaque catégorie, il est possible d'utiliser des méthodes différentes comme des pondérations, des distances ou encors des paliers (pour un développement extremement complet, rien de mieux que d'analyser les pratiques des "praticiens",à travers ce fil de discussion dans les archives du forum Agora public : FAQ sur la méthode d'analyse du prix, ainsi que ce document récapitulant un peu toutes les formules https://spreadsheets.google.com/pub?key=plU4-Sc2CM0_Ht-H1KuAxZg. Dans tous les cas, si des pondérations (donnant un poids plus important à un élement de prix par rapport aux autres) sont indiquées, servez vous en au maximum et si rien n'est indiqué, partez du principe que chaque prix a le même poids.
A ce sujet, une réponse ministérielle indique d'ailleurs que cette méthode n'est pas conforme au code des marchés publics selon une question parlementaire .
Les marchés passés selon une procédure adaptée dit "MAPA": réactivité et décryptage
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Si de nombreuses sociétés connaissent le code des marchés publics, les CCAG sont un mystère pour bon nombre d'entre elles. Pour faire simple, le code des marchés publics concerne essentiellement la procédure d'appel d'offre et les CCAG le marché en tant que contrat. Il s'agit en quelque sorte des "conditions générales de ventes" de l'administration. Les CCAG sont répartis par secteur : Fournitures courantes et service, Prestations intellectuelles, travaux, TIC et marchés industriels (auparavant, il n'y avait pas de TIC, tout juste un chapitre (le 7) dans le CCAG relatif aux fournitures courantes et service).
L'administration peut se référer à l'un de ces CCAG (et un seul!) et bénéficier de l'ensemble de ses dispositions. Ainsi, le CCAP qu'elle vous fournit ne vient que compléter ou déroger au CCAG. Dans les faits, vous, sociétés, vous importe peu.... tout simplement parceque même si cela ne vous convient pas, vous ne pourrez pas demander à le modifier .
Voici les CCAG dans leurs dernières versions:
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Les difficultés et les erreurs à ne pas commettre
1) Les difficultés
quelques difficultés en vrac:
- I dont speak "marche public": On en est conscient, malgré toutes les tentatives de réforme pour faciliter l'accès aux secteurs publics pour les petites entreprises, que les entreprises et l'administration ne parlent pas le même langage. Vérification admission, service fait, bon de commande, ordre de service, DC1, DC2, RC, AAPC, AO, MAPA, tant de mots lourds de signification pour l'administration mais qui ne signifient pas grand chose pour vous. La terminologie est complexe, lourde et sera difficile à appréhender pour vous. Mais comme tout marché, pour le conquérir, vous devez faire une étude de marché. C'est un peu pareil au fond!
- Je veux bien apprendre, mais j'ai un mur en face de moi: Le problème du coté de l'administration qu'il n'est pas véritablement possible, en cours de procédure d'appel d'offre de parler avec vous sauf dans des cas très précis. La majorité des choses se font par écrit, et même si l'administration est consciente que vous ne comprendrez pas ce que l'on vous écrit, elle ne peut pas faire grand chose de plus...