Guide pratique de réponse à un appel d'offre public, un marché public


L’essentiel à savoir

 

Pour présenter les choses concrètement,  un appel d'offres peut être comparé comme  un examen ou un  concours. Ainsi, remporter un appel d’offres nécessite une certaine rigueur et une bonne connaissance de la procédure à suivre.

 - il faut respecter des règles administratives: arriver à l'heure à l'examen sous peine de ne pouvoir passer l'examen (en appel d'offres vous devez impérativement rendre à l'heure votre offre), donner votre nom et prénom, matricule (en appel d'offres, vous remplierez ce que l'on appelle la lettre de candidature où vous indiquerez qui est votre société), signer la feuille de présence (en appel d'offre vous devez signer tous les documents relatifs à votre engagement, surtout l'acte d'engagement),  et respecter des consignes de formes (si l’on vous donne un cadre à remplir, ce n'est pas pour que vous apportiez vos propres documents).

-  respectez  les règles du jeu:  respecter les consignes de l'exercice sous peine d'avoir zéro à l'exercice (respecter les règles énoncées dans le document intitulé "lettre de consultation" ou "règlement de la consultation" et dans la publicité) ou une mauvaise note. Souvenez vous de vos préparation d’examen, le professeur vous expliquait à l'époque de tout mettre dans votre copie. L’appel d’offres publics suit la même logique. Tout ce qui est dans votre tête, implicite etc.. ne peut être valorisé. De même, si vous vous contentez de  recopier l'énoncé (je m'adresse aux sociétés qui ne font que reformuler le cahier des charges, ou pire le recopier), vous risquez de n’obtenir aucun point!

 

Une bonne réponse à un appel d'offres est donc  comme une bonne copie d'examen.

On y trouve toutes les réponses aux questions (réponses complète, précise) , rien que les réponses aux questions (le reste risque un hors sujet), et des réponses  respectant parfaitement l'énoncé de l'exercice.

Si vous ne respectez pas cela, soit votre offre sera directement écartée, soit votre offre se verra attribuer une mauvaise note et votre talent de commercial ne vous apportera a priori pas grand-chose!


Il est important que vous notiez que même si vous pensez bien connaître la réglementation en matière de marchés publics, vous ne devez vous fier qu'aux règles définies par la personne qui a établi les documents (toutes les administrations n’ont pas les mêmes manières de faire et de procéder) . 



 

Le petit memento suivant regroupe les règles fondamentales à suivre et les lignes directrices de votre réponse

 

  1. Tu fourniras les papiers que l'on te demande (il n'est pas possible de constituer une liste type, cela dépend des appels d'offres mais l’on peut dire à minima la lettre de candidature, la déclaration du candidat, l’acte d’engagement, le mémoire technique et l’annexe financière/bordereau de prix/DPGF)  et dans les délais qu'on t'impose 

 

  1. Tu signeras à la main [ou via une signature électronique certifiée en cas de réponse par voie électronique] les papiers  que l'on te demande de signer (ne jamais, jamais, jamais, jamais oublier de signer le document intitulé "acte d'engagement" et ne jamais scanner votre signature) 

 

  1. Tu ne contrediras jamais ce qui est exigé (La vie est dure mais si l'on demande de disposer de 3 boulangers, tu devras disposer d'au moins 3 boulangers, si l'on demande une baguette de pain blanche, tu n'en proposeras pas une jaune car tu trouves ça plus jolie, si l'on te demande une baguette de pain d'au moins 50 cm, tu ne proposeras pas une baguette de pain de 30 cm car tu trouves ça plus pratique etc...) . Notez qu’il est possible  de poser des questions à l’administration pendant la durée de la publicité

 

  1. Tu liras attentivement tous les documents (une simple phrase survolée peut vous couter tout le temps passé sur le dossier) 

 

  1. Pour gagner, tu utiliseras les critères que l'on t'a indiqué (si le critère est uniquement le prix, tu te concentreras exclusivement sur le prix pour faire ta meilleure proposition, si le critère technique vaut 80% de la note, tu mettras le paquet sur ton dossier technique pour fournir la prestation techniquement la plus précise, la plus complète, la plus pertinente même si ça coute plus cher - pour simplifier, comme lors de ton contrôle de mathématique étant petit, tu ne passeras pas 55 minutes de l'heure de contrôle sur l'exercice qui vaut 5 points sur 20 et 5 minutes sur l'exercice qui vaut 15 points sur 20) 

 

  1. Point important à intégrer: malgré les guides, livres qui semblent  dire au fond que les pièces sont toujours les mêmes, ce n'est que partiellement vrai: chaque appel d'offre est différent, tu devras donc t'adapter à ce qui est demandé et non demander à l'administration de s'adapter à ce que tu proposes. Dans ce cadre, il faut toujours personnaliser ses réponses !

Maîtriser les différents types d’ « appel d’offres »

 

Dans le secteur public, il existe plusieurs types d’appels d’offres, chacun étant régis par une terminologie particulières : appel d'offre ouvert, MAPA, procédure négociée, Dialogue compétitif, concours.

Ces différents types d’appels d’offres induisent des méthodes de mises en concurrence différentes (par exemple qu’il pourra y avoir une négociation ou pas). Attention donc à ne pas mélanger toutes ces notions. Le dialogue compétitif et le concours étant des procédures assez spécifiques et rare, elles ne seront pas traitées dans ce guide.

 L'appel d'offres ouvert constitue la procédure par défaut. Au dessus d'un certain montant, l'administration est obligée de passer par un appel d'offres (sauf pour certains services particuliers comme par exemple la formation). L'appel d'offres signifie pour l'administration un degré de formalisme  (administratif) extrême tant pour l'administration que pour les entreprises. 

Pour simplifier, partez du principe que vous n'avez pas le droit à l'erreur en appel d'offres. Votre offre doit être absolument parfaite du premier coup. Le montant conduisant obligatoirement à un appel d’offres est différent selon les personnes publiques, mais il existe en gros deux seuils, le premier de 130 000 euros (pour simplifier, les ministères)  et le second, 200 000 euros (les collectivités/hopitaux) pour les fournitures/services et 5 000 000 d’euros pour les travaux.



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