La cour des comptes écossaise publie sa "check list" de bonnes pratiques à l'attention des personnes publiques

publié le 25 mars 2010 à 05:16 par G re
L’équivalent de la cour des comptes en Ecosse vient de publier un document assez intéressant proposant une check list des bonnes pratiques pour les personnes publiques. Si je reconnais toute l’utilité du travail de la cour des comptes française, le principal souci est à mon sens reste qu’elle ne propose pas d’outils concrets et pratiques pour améliorer les choses.
Pour en revenir à notre sujet, selon la cour des comptes écossaise, l’administration écossaise fait face (mais ce sera sans doute l’objet d’un prochain billet, le Président Obama vient d’envoyer un courrier décrivant quasiment la même chose à l’ensemble des chefs de service de l’administration) à un énorme défi financier. Et pour parvenir à atteindre les objectifs de diminution des dépenses tout en améliorant la qualité du service, il est nécessaire de revoir son approche des dépenses etc.. Dans ce cadre, une check list avec 46 questions que doit se poser une personne publique vient d’être mise en place :

http://www.audit-scotland.gov.uk/docs/central/2010/nr_100225_improving_efficiency_ch.pdf
Après une lecture attentive de ce document, il me semble que bon nombre de questions posées dans cette check list sont tout à fait applicable/adaptable à l’achat public (en voici une traduction vraiment rapide et un peu adapté à notre contexte):
- Les objectifs poursuivis sont ils clairement identifiés ?

- anticipation de l’ensemble des effets sur les utilisateurs, quantification de ces effets

- connaissance de l’impact financier

- la stratégie reflète t elle une analyse claire et une bonne compréhension des dépenses, une analyse du « retour sur investissement » et des choix à faire en fonction du résultat obtenu, l’impact sur l’évolution du besoin des utilisateurs (acheter un bien peut entrainer d’autres besoins)

- l’organisation a-t-elle une approche en termes d’innovation et d’apprentissage

- les dirigeants ont-ils une approche ouverte, transparente sur les performances sans cacher, ignorer les erreurs ?

- Les dirigeants ont-ils une approche ouverte vers l’extérieur : transfert de connaissance vers l’extérieur, retour sur expérience des autres personnes publiques

- Les dirigeants sont ils réactifs à l’égard des retours, idées des utilisateurs, du front office et du back office ?

- L’organisation a-t-elle conçu sa stratégie afin de proposer des solutions efficaces, innovantes liées à l’amélioration, au développement de chaque service, avec une réflexion sur le long terme plutôt que sur le court terme, en intégrant l’intégralité de la chaîne (achat, coût de gestion, cout de la redéfinition du process induit par la mise en place de la nouveauté)

- L’organisation a-t-elle une idée claire des gains d’efficacité, de productivité qu’elle souhaite atteindre et sait elle comment elle pourrait mettre en place des partenariats avec d’autres entités pour les atteindre ?

- La stratégie a-t-elle été approuvée au plus haut niveau ?

- La responsabilité de suivre l’évolution du projet (tant le positif que le négatif) a-t-elle été donnée à des personnes identifiées ?

- Quel est la périodicité du contrôle de l’évolution du projet ?

- Les services, personnes responsables disposent ils d’un plan efficace leur indiquant clairement ce qui est attendu et pour quand ?

- L’implication de l’ensemble des services est elle nécessaire ?

- Y a t-il une recherche des opportunités permettant d’améliorer le processus et de retirer les activités inutiles ?

- Une étude comparative entre internalisation/externalisation a-t-elle été réalisée ?

- Les personnes en charge de rendre les services sont elles différentes de celles qui les évalue ?

- Y a-t-il un suivi systématique afin d’être certain que les évaluations sont adressées aux bonnes personnes et au bon moment ?

- Y a-t-il une bonne adéquation entre la stratégie et le personnel accordée à cette stratégie ?

- Les services opérationnels participent ils à l’évaluation ? SI oui y a-t-il une implication dans cette évaluation ?

- Les objectifs individuels sont ils bien tous liés à la recherche d’innovation, d’amélioration de la stratégie ?

- Y a-t-il une flexibilité organisationnelle suffisante pour permettre une amélioration de cette organisation ?

- Dispose t on du moyen de démontrer aux utilisateurs que leur avis a été pris en compte dans l’évaluation ?

- Y a-t-il des domaines ou il est nécessaire de réaliser des dépenses pour obtenir des gains sur le long terme ? L’organisation a-t-elle été prise en conséquence ?

- L’organisation anticipe-t-elle les réductions budgétaires à venir dans sa stratégie ?

- Y a-t-il une bonne connaissance du coût unitaire d’une opération et de l’évolution de son prix par rapport au volume commandé ? de même par rapport à l’évolution de la demande en termes de qualité ?

- Y a-t-il une bonne connaissance du niveau de service rendu par rapport au niveau de service attendu ?

- Y a-t-il un retour du niveau de qualité de service rendu ?

- Y a t-il une analyse de l’évolution de ce niveau de qualité dans le temps ?

- Y a t ile une analyse du rapport qualité/prix/activité et des moyens de le quantifier ?

- Y a-t-il des moyens de mesurer, quantifier l’efficacité (outils, organisation etc.) ?

- Ya t il un retour périodique de l’évolution du gain aux utilisateurs, partenaires, supérieurs etc. ?

- Y a t-il une réflexion de gain grâce à la mutualisation des connaissances, des ressources, la suppression de doublons, une réorganisation pour favoriser l’efficacité ?

- L’organisation connait elle son point fort en termes de bonne pratique et l’a-t-elle partagé avec d’autres ?

- Lorsque des partenariats ont été mis en place, les bénéfices de ces partenariats ont il été évalués ?

- Y a-t-il des réticences à ces partenariats, pourquoi ?

- Y a-t-il une stratégie claire de benchmarking de ses différents services ?

- Pour chaque benchmark, y a-t-il une identification claire des informations pertinentes et les résultats des benchmark ont-ils été partagés ?

- Y a-t-il eu des difficultés pour récupérer les informations relatives au benchmark ? que faut-il faire pour surmonter ces difficultés ?

- Des méthodes ont-elles été mises en place pour rechercher perpétuellement des améliorations ?

- Connaît-on les méthodes mis en place par les autres personnes publiques ? Certaines ont-elles été implémentées ?
Pour chaque question, le tableau propose une réponse oui/non, commentaire et action correspondante. Si tout n’est pas nécessairement pertinent, l’avoir en tête peut être à mon sens bénéfique.
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