L'archivage des marchés publics, l'Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018

publié le 4 nov. 2009 à 14:14 par G re   [ mis à jour : 5 nov. 2009 à 02:33 ]
Une récente instruction, l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3217), a le mérite de fournir un outil pratique [juste une remarque concernant la conservation des documents électroniques, l'instruction se bornant à dire qu'ils doivent être conservé mais sans indiquer comment [procédure de versement, format etc..]) pour procéder au tri des marchés publics.

"Les trois âges des archives, notion fondamentale qui préside à toute opération de sélection, sont définis  par voie réglementaire  :
− les archives courantes sont les documents d’utilisation habituelle pour l’activité des services,  établissements et organismes qui les ont produits ou reçus ;
− les archives intermédiaires sont les documents qui ont cessé d’être des archives courantes mais  ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri et d’éliminations ;
− les archives définitives ou historiques sont les archives qui ont subi les tris et éliminations praticables et doivent être conservées sans limitation de durée."

[...]

La DUA ou durée d’utilité administrative recouvre les deux premiers âges des archives (courantes et  intermédiaires). Matériellement, ces deux âges peuvent se traduire par un déplacement des documents
entre les bureaux des agents traitant les affaires et un local de pré-archivage, plus éloigné des bureaux.  Cette durée, qui court à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les
documents doivent être conservés dans les locaux des services producteurs, soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires ou utiles à la bonne marche des services ou à leur information

[...]

Voici quelques exemples de documents, pour lesquels le point de départ de la DUA, difficile à  déterminer de prime abord, est donné en regard:

dossier de marché public : la DUA se calcule, selon les cas (issue de la procédure), à partir de la déclaration de nullité (procédure infructueuse sans nouvelle consultation), de la notification à  l’entreprise retenue, de la réception des travaux, du paiement du solde, voire de la clôture du programme dans lequel s’inscrit l’action qui a donné lieu au marché (marchés passés avec des fonds tout ou partie européens).

Les tableaux de tri suivants se déclinent en quatre colonnes.

La première colonne est consacrée à la typologie des documents. Elle recense les différentes  catégories de documents produits ou reçus dans le cadre de l’activité administrative considérée.
La deuxième colonne indique la DUA, exprimée en années, sauf mention contraire (cf. supra pour le  mode de calcul).
La troisième colonne indique le sort final qui doit être appliqué aux documents au terme de la DUA.

Elle envisage trois possibilités, indiquées par trois lettres différentes :

− « C » pour conservation définitive et intégrale des documents dans le service public d’archives  compétent, en raison de leur intérêt historique. ;
− « T » pour tri : les documents doivent être triés avant versement afin de distinguer ceux qui  seront conservés définitivement dans le service public d’archives compétent, de ceux qui, après  visa d’un bordereau d’élimination, peuvent être détruits ; les modalités de ce tri sont précisées,  lorsque cela est possible (cf. supra), dans la colonne « Observations » ;
− « D » pour destruction intégrale et définitive des documents. (Cf. infra 0.5.2. La procédure du  visa d’élimination).
La quatrième colonne « Observations », apporte toutes les indications nécessaires à la compréhension  et à la mise en oeuvre des éléments portés dans les trois autres colonnes, notamment :
− les références légales ou réglementaires sur lesquelles est fondée la détermination de la DUA. Cela permettra, dans l’avenir, de suivre les éventuelles modifications des textes de base et donc
d’adapter plus facilement la DUA au nouvel état du droit, en identifiant mieux les modifications légales et réglementaires ;
− les critères de tri à appliquer

|...]

6. MARCHÉS PUBLICS

Le présent tableau de tri indique les règles de traitement et de conservation des documents d’archivesrelatifs aux marchés publics, tels que définis par le code des marchés publics (annexé au décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004, publié au Journal officiel de la République française du 8 janvier 2004).

Selon l’organisation et le mode de travail de la collectivité, les dossiers de marchés publics peuvent être localisés dans différents services ou centralisés. Ce type de dossiers donne également lieu à de nombreux doublons, la préparation pouvant être partagée entre plusieurs services. En conséquence, on aura intérêt à étudier le détail de la procédure adoptée par chaque collectivité pour identifier le circuit  des documents, les doublons et le dossier maître.

6.1. CONCEPTION DU PLAN DU TABLEAU DE TRI

6.1.1. Différents types de marchés

Ce texte s’applique à tous les marchés publics, y compris ceux qui, en application de l’article 28 dudit code, peuvent être passés selon une procédure adaptée, ainsi que ceux relevant de l’article 30 (marchés
ayant pour objet certaines prestations de services).

Afin que le tableau ci-après puisse être utilisé aussi largement que possible, le parti pris dans la rédaction a été le suivant : on a suivi les phases de déroulement du marché, sans tenir compte des seuils de sommes en jeu, susceptibles de modifications.

Pour mémoire, il existe plusieurs types de marchés publics, ce terme s’appliquant de façon générique à toute dépense – autre que les charges de personnel – réalisée par une personne morale de droit public, quels qu’en soient l’objet ou le montant. Il existe cependant des seuils de montants, sujets à évolution, qui définissent des procédures différentes, plus ou moins contraignantes. Pour les montants les plus bas, le marché à procédure adaptée (MAPA) laisse à la collectivité une certaine liberté dans le déroulement de l’exécution du marché, qui est fixé par une délibération de l’assemblée. La composition de chaque dossier, selon la collectivité ou même la procédure suivie, pourra être légèrement différente. Le choix retenu est de ne pas préciser les seuils liés à des procédures plus ou moins complexes et de ne pas différencier les dossiers produits selon la procédure suivie, mais de décliner un exemple de dossier le plus complet possible, dans le cas de la procédure la plus complète.

6.1.2. Utilisation du tableau

Il conviendra donc, pour trouver la DUA comme le sort final de chaque type de document produit dans le cadre d’un marché public, de se demander à quelle phase du marché il correspond pour le retrouver dans le tableau. Le mode de présentation du tableau retenu combine deux critères fondamentaux :

les étapes de la procédure avec les différents cas possibles à chaque étape – procédure infructueuse, suivie ou non d’une autre consultation, abandon de la procédure, procédure fructueuse – et l’objet du marché tel que
défini par la réglementation européenne – marchés de fournitures, de travaux, de services. Les documents sont présentés dans l’ordre de leur création selon le déroulement de la procédure. Le tableau comprend les étapes suivantes, que l’on retrouve quels que soient le montant et l’objet du marché :

• Études préalables.

Ces études n’existent pas pour tous les marchés, mais seulement pour les plus importants et notamment pour les marchés de travaux importants. La durée d’utilité administrative de tous ces types de documents est la même.

• Phase de publicité du marché.

À ce stade de la procédure, sa suite est inconnue : quelle qu’en soit l’issue, encore que pour des  raisons différentes, les DUA et sorts finaux sont les mêmes. Il ne s’agit que des documents ni complétés ni signés, dont la DUA est brève (5 ans). Ces documents n’ont pas d’intérêt historique et peuvent être détruits, puisque les mêmes mais complétés se retrouvent dans le dossiers de l’entreprise retenue dans les phases suivantes (dans
le cas d’une procédure fructueuse).

• Phase de réception et d’examen des offres.

L’issue de la procédure n’est pas encore connue. Les DUA comme le sort final indiqués sont les mêmes quelle qu’elle soit.

• Attribution et notification.

Les DUA et les sorts finaux dépendent à la fois de l’issue de la procédure et de l’objet du marché (de services, de travaux, de fournitures).

• Phase d’exécution.

Les DUA et les sorts finaux dépendent à la fois de l’issue de la procédure et de l’objet du marché (de services, de travaux, de fournitures).

Dans chacune de ces phases, le tableau reprend la distinction existante entre marchés publics de travaux, de fournitures et de services, ces derniers incluant les notions de marchés de définition et de maîtrise d’oeuvre, pour lesquels des spécifications particulières sont prévues en matière d’archivage.

Il faut noter que l’article 56 du code des marchés publics a introduit la possibilité de recourir aux technologies de l’information et de la communication pour procéder à un achat public. Cette possibilité, même sous-exploitée, est déjà réelle. Ces perspectives offertes aux acheteurs publics ne les dispensent pas pour autant du respect des dispositions du code du patrimoine en matière d’archivage.

Les données numériques de l’achat public doivent être conservées aussi longtemps que les documents papier, en fonction de la durée d’utilité administrative précisée dans le tableau suivant. Elles doivent demeurer exploitables et pouvoir faire l’objet d’un traitement informatique, notamment à la demande d’une juridiction financière. Le cas échéant, ces données, une fois les durées d’utilité administrative échues, devront pouvoir être versées sous forme utilisable au service d’archives territorialement compétent, si le sort final prévu est la conservation comme archives définitives.

6.2. DÉTAIL DES DOCUMENTS PAR PHASE

6.2.1. Études préalables

Il convient de distinguer pour cette phase les documents rendus obligatoires par la loi relative à la maîtrise d’ouvrage publique1 modifiée et les études diverses que la collectivité peut décider de réaliser ou faire réaliser si elle le juge opportun. Les documents obligatoires sont le programme, les esquisses, l’avant-projet sommaire (APS) et l’avant-projet détaillé (APD), le projet.

Dans la seconde catégorie, on peut trouver des études d’impact, de faisabilité, et des études techniques diverses – par exemple étude des sols.

6.2.2. Phase de publicité du marché

6.2.2.1. Définition

Le dossier de consultation des entreprises, dit aussi dossier général, est le dossier tenu par le service qui passe le marché jusqu’à la décision d’attribution. Il doit comprendre notamment les pièces suivantes :

• avis d’appel public à la concurrence et consultation relative aux marchés de l’article 28 et, éventuellement, à ceux de l’article 30 du code des marchés publics ;

• information des candidats, qui comprend en particulier : le cahier des clauses administratives particulières (CCAP), le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), les pièces administratives et techniques, le cahier des clauses communes, le cahier des charges, le règlement de consultation (RC), et tout document destiné à l’information des candidats pour les marchés relevant des articles 28 et 30 ; c’est l’exemplaire de l’entreprise retenue qui est conservé (cf. 2.).

6.2.2.2. Durée d’utilité administrative

La durée d’utilité administrative est relativement longue (5 ans). Elle se justifie en particulier dans le cas d’une procédure infructueuse ou sans suite, puisque si la procédure est fructueuse, ces documents complétés se retrouvent dans le dossier de l’entreprise retenue.

6.2.2.3. Sort final
Ces documents, vierges dans tous les cas, ne seraient que des doublons d’ailleurs incomplets du dossier de l’entreprise retenue dans le cas d’une procédure fructueuse, et ne présentent guère d’intérêt historique dans le cas d’une procédure infructueuse ou sans suite. Ils sont donc détruits dans tous les cas.

6.2.3. Phase de réception et examen des offres

6.2.3.1. Définition

Il s’agit des pièces justifiant le déroulement conforme de la procédure : retrait des dossiers par les entreprises qui souhaitent concourir, réception des dossiers complétés par la collectivité, commission d’ouverture des plis, procès-verbal de la commission et rapport d’examen des offres.

6.2.3.2. Durée d’utilité administrative

La DUA est dans tous les cas de 10 ans, délai qui recouvre à la fois les possibilités de recours et les délais de vérification comptables.

6.2.3.3. Sort final

Seules les pièces présentant une analyse sont conservées, les pièces purement administratives de garantie du respect de la procédure qui ne mentionnent au demeurant aucune information qui ne se retrouve par ailleurs sont éliminées.

6.2.4. Attribution et notification

6.2.4.1. Définition

Cette phase du déroulement de la procédure donne lieu aux documents suivants :

• dossiers de réponse des entreprises (retenue et non retenues), composés des documents cités aux articles 11, 12 et 13 du code des marchés publics, à savoir ;

− un exemplaire par entreprise, dûment complété, du « dossier général » mentionné ci-dessus. ;
− le rendu du concours (pour un dossier de maîtrise d’oeuvre : maquettes, plans) ;
− l’acte d’engagement de cette entreprise, auquel sont joints les bordereaux de prix et des devis, le cas échéant les avenants ;
− le calendrier de l’opération ;
− éventuellement, les pièces définies comme contractuelles par le cahier des clauses administratives particulières, à l’exclusion des documents qui ne sont pas spécifiques au marché mais reflètent des contraintes générales (cahier des clauses administratives générales).

• procès-verbal d’attribution de la commission d’appel d’offres ;
• documents notifiant la décision de la collectivité (attribution du marché ou rejet de l’offre) ;
• le cas échéant, documents constatant le caractère infructueux de la procédure.

6.2.4.2. Présentation du tableau

Afin de rendre un compte aussi exact que possible de la procédure, tout en évitant les redondances, trois cas sont séparés d’emblée : la procédure fructueuse, la procédure infructueuse et la procédure sans suite. Dans le premier cas, on distingue ensuite les offres non retenues et l’offre retenue, puis les types de marchés.

6.2.4.3. Durée d’utilité administrative

Les offres non retenues doivent être conservées 5 ans si le marché est passé avec des fonds strictement français2 (fonds propres de la collectivité, subventions d’une autre collectivité ou de l’État, mécénat éventuel) mais si tout ou partie du financement provient de l’Union européenne, les documents y compris les offres non retenues, doivent être conservés 3 ans à compter de la clôture – totale ou partielle – du programme dans le cadre duquel a été versée la subvention

6.2.4.4. Sort final

Les tris sont préconisés dans tous les types de marchés, à l’exception des marchés de services récurrents (entretien, maintenance, sécurité, contrôle technique, etc.) pour lesquels l’élimination est rescrite. On procèdera à un tri qualitatif, en fonction de l’intérêt de chaque marché, selon des critères locaux notamment. Au vu des critères qualitatifs proposés, seul un très petit nombre de dossiers de marchés seront conservés au regard des dossiers produits.

6.2.5. Phase d’exécution

La phase d’exécution du marché comprend d’une part le suivi technique du marché et d’autre part, le suivi financier. Pour les deux formes de suivi et quel que soit le type de marché, la DUA est de dix ans au minimum,
en tenant compte des observations consignées dans la colonne " DUA"

Textes de référence

1. Règlement (CE) n° 1083/2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion, et abrogeant le règlement (CE) n° 1260/1999.
2. Code de commerce.
3. Code des marchés publics.
4. Code pénal.
5. Code de procédure pénale.
6. Circulaire du Premier ministre NOR PRMX9803123C en date du 30 décembre 1998 relative à la procédure de passation des marchés publics : durée de conservation des dossiers présentés par les entreprises soumissionnaires qui n’ont pas été retenues.
7. Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 : durée d’utilité administrative des documents comptables détenus par les ordonnateurs.

Plan du tableau de tri

1. Études préalables
2. Publicité
3. Réception et examen des offres
4. Attribution et notification
4.1. Procédure fructueuse
4.1.1.Offres non retenues
4.1.2.Offre retenue
4.1.2.1.Marchés de travaux
4.1.2.2.Marchés de services
– Marchés de maîtrise d’oeuvre ou de définition
– Marchés récurrents (entretien courant, menus travaux, maintenance,
contrôle technique, sécurité, etc.)
4.1.2.3.Marchés de fournitures
4.2. Procédure infructueuse suivie ou non d’une nouvelle consultation
4.3. Procédure sans suite
5. Exécution
5.1. Suivi technique
5.1.1. Marchés de travaux
5.1.2. Marchés de services et de fournitures
5.2. Suivi financier
6. Liste annuelle des marchés publics





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