Le Chat sur la dématérialisation dans les marchés publics disponible

publié le 19 oct. 2010 à 02:16 par G re
Le Chat sur la dématérialisation dans les marchés publics vient d'être mis en ligne:

Quelques mots d'introduction de notre invitée avant de prendre la première question.

Cinq ans se sont écoulés depuis la publication, par notre ministère, du premier vademecum sur la dématérialisation des marchés publics. En théorie, la dématérialisation a tout pour séduire : rapidité des échanges, sécurité, économie, etc. Pourtant, en pratique, on constate qu’elle a du mal à s’imposer. Le 1er janvier 2010 a marqué une nouvelle étape dans le processus : les acheteurs ont désormais des obligations. C’est pourquoi j’ai souhaité la rédaction d’un nouveau guide pratique, paru en mai dernier, pour les accompagner dans toutes les étapes de la dématérialisation de leurs marchés. L’un des objectifs du guide est d’en finir avec toutes les idées reçues qui circulent encore sur la « démat’ ». Et je souhaite que ce dialogue en ligne soit l’occasion de faire, ensemble, la lumière sur les dernières zones d’ombre qui pourraient subsister.

La personne habilitée à signer doit-elle être mandataire social ?

Pas nécessairement. Elle doit avoir reçu le pouvoir de signer.

Au vu d’une récente jurisprudence (TA Strasbourg, ord. 21 juillet 2010, Société Energest, req. n°1003146), la décision d’attribution d’un marché public envoyée par télécopie permettrait au pouvoir adjudicateur de réduire le délai de signature du marché de 16 à 11 jours. Confirmez-vous qu’au sens de l’article 80 I 1° du code des marchés publics (CMP), une télécopie puisse être entendue comme transmission électronique ?

Oui.

Au stade de la re-matérialisation d'une offre : la personne qui a le pouvoir d'engager la société a changé entre la signature de l'offre dématérialisée et l'offre re-matérialisée. Que préconisez-vous ?

La personne qui signe l'acte d'engagement doit être habilitée à engager la société au moment de cette signature.

Le guide de la dématérialisation que vous avez publié est-il d’application obligatoire ?

Non. Ce guide n’a aucune portée réglementaire. Il a pour seule ambition d’être un outil pédagogique à l’usage des acheteurs publics comme des entreprises.

Ma question porte sur le certificat électronique : est-ce que vous avez prévu de référencer des certificats venant d'autres pays (Italie, Belgique, Allemagne, etc.) car une entreprise européenne ne peut pas, aujourd'hui, répondre de façon dématérialisée avec son certificat électronique.

Il n'est pas prévu un référencement national. En revanche, au plan communautaire, un récapitulatif des listes, établies par les Etats membres, d'entités délivrant des certificats électroniques est en cours d'élaboration.

Quand est-ce que l’opérateur économique pourra librement signer électroniquement sa réponse à un marché public ? Aujourd’hui, il est tenu de signer avec les outils de la plate-forme, ce qui dégrade considérablement l’usage de la signature électronique. Pourquoi ne pas demander aux plates-formes d’embarquer les logiciels de reconnaissance de signature des autorités de certification référencées par le ministère de l’Economie ? Selon le code civil, la signature électronique est théoriquement équivalente à la signature manuscrite, si ce n’est qu’elle est beaucoup plus compliquée à mettre en œuvre, car la signature manuscrite laisse le choix du papier et du stylo quand la signature électronique impose l’outil (le logiciel) et le support (la plate-forme). Par ailleurs, l’organisation même des entreprises fait que celui qui signe est rarement celui qui dépose une offre. Un parapheur électronique universellement reconnu est urgent si l’on veut promouvoir réellement la dématérialisation dans les marchés publics.

En 2012, le pouvoir adjudicateur (PA) ne pourra plus refuser l'électronique. Mais librement signer ne pourra pas signifier n'importe quelle signature (cf. référentiel général de sécurité - RGS). La piste du parapheur est, en revanche, prometteuse.

L'article 32 du CMP indique : « les moyens de transmission des documents et des informations qui sont choisis par le pouvoir adjudicateur doivent être accessibles à tous les opérateurs économiques et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l'accès des candidats à la procédure d'attribution. »Faut-il conclure que si un candidat réclame un support papier de documents (exemple : plans) mis en ligne sur la plate-forme ou ayant été remis sous forme numérique (CD), nous devons obligatoirement satisfaire à sa demande ?

Depuis l'arrêté du 14 décembre 2009, il appartient au pouvoir adjudicateur de décider de satisfaire ou non les demandes sur support papier. Les modalités de transmission sont déterminées dans le règlement de consultation (RC).

Pouvez-vous confirmer qu'il n'est pas obligatoire de disposer d'un certificat électronique agréé pour répondre à un marché passé selon la procédure adaptée (MAPA) par voie électronique ?

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser un certificat électronique en MAPA si le pouvoir adjudicateur n’a pas exigé la signature électronique des pièces. Mais si vous en utilisez un, il doit être agréé.

Quand l’acheteur public sera-t-il capable de notifier le marché par électronique ? Il est incohérent de demander, d’une part, aux opérateurs économiques de se lancer dans la dématérialisation de leur candidature et de leur offre, voire de la leur imposer et, d’autre part, d’exiger d’eux qu’ils re-signent un acte d’engagement papier quand ce n’est pas tout le marché… Cela fait des années qu’on entend parler de convention avec le « back-office », contrôle de légalité des préfectures, payeurs, chambres régionales des comptes, etc., sans en voir réellement les effets.

Certains acheteurs le font déjà, c'est donc possible.

Peut-on imposer l'utilisation du programme de signature présent sur la plate-forme du pouvoir adjudicateur et à disposition de tous les candidats, donc interdire l'utilisation d'un programme propre aux candidats ?

En théorie, vous pouvez en utiliser un autre. En pratique, la plate-forme peut ne pas supporter cette fonctionnalité.

En MAPA, une réponse envoyée par mail, hors plate-forme de dématérialisation, peut-elle être prise en compte ?

Oui, si l’acheteur n’interdit pas cette solution dans son RC, et avec la réserve qu'elle n'est pas signée.

Dans le cadre d’une réponse en groupement, la seule signature électronique du mandataire sur le DC1 (dûment habilité à signer la candidature et l’offre par les autres co-traitants) permet-elle de couvrir la signature manuscrite et scannée des co-traitants sur le même DC1 ?

Si le DC1 est utilisé comme habilitation du mandataire, il doit être signé électroniquement par tous les membres du groupement.

Le pouvoir de signer doit-il être joint aux offres ou est-ce régularisable par la suite ?

Il doit être joint ; s'il ne l'est pas, il peut faire l'objet d'un complément au stade des candidatures.

Sur les nouveaux formulaires et notamment le DC1 (ex. DC4) et le DC2 (ex. DC5) : dorénavant, le candidat s'engage sur les éléments contenus dans le DC2 par l'apposition de sa signature sur le DC1. Si le DC1 n'est pas signé électroniquement, considère-t-on cette candidature comme non-conforme ? Si non, que préconisez-vous ?

Non conforme.

Certaines plates-formes ne renvoient pas d'accusé de réception (AR), ce qui pose problème pour s'assurer de la bonne réception de la réponse ; est-il envisageable d'imposer un AR ?

C'est à l'acheteur public de s'assurer que la fonctionnalité d'AR est prise en charge par le profil d'acheteur. Il est toujours possible pour l'acheteur d'envoyer un AR manuellement.

A l'heure actuelle, nous sommes obligés de re-matérialiser bon nombre de marchés afin de faire signer l'acte d'engagement pour le transmettre à la préfecture. Ce qui ne contribue pas à renforcer la dématérialisation auprès des entreprises. A quelles échéances les préfectures seront-elles en capacité de gérer tout le circuit ?

Le ministère de l'Intérieur travaille activement à le rendre possible. Je ne puis actuellement vous donner la date.

Les entités et pouvoir adjudicateurs non soumis au code des marchés publics mais à l'ordonnance du 6 juin 2005 sont-ils concernés par l'obligation de dématérialisation des marchés publics ?

Non.

Les pouvoirs adjudicateurs exigent dans le RC la signature électronique de tous les documents de l'appel d'offres ; si le candidat ne les signe pas par voie électronique, son offre peut-elle être rejetée ?

Le PA ne devrait pas exiger la signature de tous les documents. Toutefois, s'il l'a effectivement demandée, vous devez vous plier à cette obligation. Signer un ou plusieurs documents n'est techniquement pas un problème.

L'absence de certificat joint à l'acte d'engagement peut-elle être régularisée ?

On peut régulariser les candidatures mais pas les offres, donc pas l'acte d'engagement. Il n'y a pas de différence avec la procédure papier.

L'instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative à l'archivage des marchés ne prend pas en compte le volet dématérialisation. A quand la mise à jour de cette instruction ?

L'instruction est en cours de mise à jour par les autorités compétentes.

Obligation de dématérialiser à partir de 90.000 € HT, même en MAPA, est-ce bien cela ?

L'obligation actuelle ne concerne que les marchés informatiques de plus de 90.000 € HT et cette obligation n'est relative qu'aux échanges de documents.

Quelle dématérialisation pour les petites communes qui passent jusqu'à cinq marchés par an ? Comment définir le profil acheteur et quelle solution plate-forme choisir ?

Cela suppose un investissement préalable, en temps et en argent, mais celui-ci reste proportionné à la nature et au montant des achats effectués par cette petite commune. A priori peu concernée par les procédures d’achat formalisée, elle peut malgré tout se doter d’un profil d’acheteur lui permettant de publier des appels à la concurrence, de communiquer avec ses fournisseurs de manière sécurisée, voire de bénéficier d’un certain degré d’assistance automatique dans la gestion des réponses qu’elle reçoit. Toute l’activité d’achat est centralisée en un seul point, et la dématérialisation des échanges lui permet d’économiser du temps sur la formalisation des courriers, la reprographie et les démarches d’affranchissement, les délais de transmission donc de traitement.

Doit-on rejeter les offres dont le format de fichier n'est pas précisé dans le RC ?

Si aucun format n'a été imposé, tout doit être accepté (les logiciels communément commercialisés).

Si un candidat ne signe pas électroniquement l'acte d'engagement, faut-il le rejeter comme une offre papier où il manque la signature ?

Oui. La règle est la même en procédure papier ou électronique.

Est-il à l'ordre du jour de créer une liste d'outils de signature agréés ?

Non, pas pour l'instant.

Les offres des MAPA peuvent-elles être adressées au pouvoir adjudicateur par messagerie électronique en dehors du profil acheteur ?

Oui.

Une copie de sauvegarde peut-elle être ouverte (remise dans les délais impartis) même si le pli électronique n’a pas pu être remis ?

Si l'offre a été transmise mais est parvenue hors délais ou n'a pu être ouverte, la copie de sauvegarde peut être ouverte si elle est parvenue dans les délais. Si l'offre n'a pas été transmise, la copie de sauvegarde ne peut être ouverte.

Est-ce que l’entreprise peut exiger le dossier de consultation des entreprises (DCE) sur support papier ? Quel est le texte de référence ?

Non si on est dans le cadre de l'article 56 II.

Quand l'obligation de dématérialiser les réponses va-t-elle se généraliser aux autres marchés ?

Cela ne sera possible que lorsque toutes les questions techniques seront résolues et les acheteurs rodés. Pour l'instant, nous n'avons pas encore de date. Tous les pays européens connaissent d'ailleurs les mêmes étapes.

Tous les documents constituant l'offre doivent-ils être signés de manière électronique, ou bien la seule signature de l'acte d’engagement est-elle suffisante ?

Normalement, seul l'acte d'engagement doit être signé, dès lors qu'il mentionne expressément les annexes de ce document. Toutefois, le PA peut imposer la signature de toutes les pièces. Ce n'est pas ce que nous recommandons.

Des entreprises se plaignent de la diversité d'ergonomie des plates-formes de dématérialisation. Envisagez-vous de les homogénéiser ?

Nous agissons par incitation et non par obligation. Nous souhaitons, en effet, ne pas figer les évolutions possibles par un texte réglementaire.

Doit-on demander à la société attributaire d'un marché une signature manuscrite lorsque l'offre re-matérialisée a été signée électroniquement ?

Oui.

Existe-t-il un projet qui rendrait obligatoire certaines réponses par voie dématérialisée ?

C'est déjà le cas pour les marchés informatiques (article 56 du code).

Nous dématérialisons tous les marchés à partir du seuil de 90.000 € HT, mais ne donnons aucune précision dans le RC, si ce n'est l'adresse de téléchargement. Y a-t-il quelque part un texte type qu'il convient d'y faire figurer ?

Ce n'est pas suffisant, car l'adresse de téléchargement ne comporte pas le minimum d'informations nécessaires (voir guide point 3.6).

Dans la mesure où nous mettons le DCE sur le profil acheteur, sommes-nous contraints de l'envoyer par courrier à une entreprise qui le souhaite ?

Non ; depuis l'arrêté du 14 décembre 2009, les acheteurs ne sont pas tenus de répondre aux demandes de transmission du DCE sur support papier.

Plus du tiers des acheteurs publics "omettent" de publier ses marchés attribués l'année précédente (article 133) et d'autres n'ont pas mis à jour leurs tableaux depuis 2005. Y a-t-il obligation de publier ces marchés ou non, et comment pouvez-vous faire respecter les principes fondamentaux de transparence des marchés publics ?

C'est, en effet, obligatoire et nous menons une politique active pour rappeler cette obligation aux acheteurs publics.

Les documents transmis par copie de sauvegarde peuvent-ils être signés à partir d'une plateforme ?

Non, par définition, puisqu'il s'agit d'une copie de sauvegarde.

Le point 2.3.2 du guide précise : "les plateformes de marchés publics proposent gratuitement aux opérateurs économiques, qui n'en disposent pas, un logiciel de signature." Ainsi, les candidats disposant de leur propre logiciel de signature sont fondés à y recourir. Que penser alors des règlements de consultation qui prévoient l'usage exclusif des outils de signature de la plateforme ?

En effet, certains RC l'imposent, et nous n'avons pas encore de jurisprudence sur cette question. Il n'est pas impossible que le juge considère que ceci est discriminatoire, si l'acheteur ne peut en prouver la nécessité.

Une plate-forme peut-elle limiter le poids des fichiers contenus dans l'offre dématérialisée ?

Oui et l'arrêté du 14 décembre 2009 prévoit des dispositions particulières.

Est-ce qu'un acte d'engagement signé manuscritement puis scanné et enfin signé électroniquement est valide ?

Oui.

Certains pouvoir adjudicateurs exigent encore de signer, même par voie électronique, les RC, les CCAP, les CCTT, etc. La DAJ a-t-elle la possibilité de rappeler l'inutilité d'une telle demande ?

Cela figure déjà dans le guide de la dématérialisation et la DAJ a fait une alerte sur son site à ce sujet, dont les sites spécialisés se sont fait l'écho.

Que dire à une entreprise étrangère qui souhaite répondre à un appel d'offres d'informatique et qui ne parvient pas à se procurer un certificat électronique référencé par la DGME, faute de ne pas disposer de filiale ou d'établissement en France, donc ne disposant pas de n°SIRET ?

L'entreprise doit se déplacer ou envoyer, ce qui est toujours possible, un mandataire.

Est-ce qu'un marché dont l'acte d'engagement n'a pas été signé manuscritement mais uniquement électroniquement est recevable ?

Oui si on est en procédure dématérialisée.

A la question "est-ce qu'un acte d'engagement signé manuscritement puis scanné et enfin signé électroniquement est valide ?", vous avez répondu oui ! N'était-il pas obligatoire de signer l'original électronique et non la copie papier numérisée ?

On peut toujours faire plus (donc signer plusieurs fois, dès lors que chaque personne a le pouvoir de le faire). On ne peut pas faire moins.

Récemment, dans une note d’actualité publiée sur le site du ministère, on a pu lire que « la signature d’un fichier zip contenant lui-même plusieurs documents ne vaut pas signature de chacun de ces documents ». Un acte d’engagement uniquement signé de manière manuscrite qui a été scanné et inséré dans un dossier zippé revêtant une signature électronique valide doit-il être considéré comme conforme ?

Dans une procédure dématérialisée, vous devez signer électroniquement tous les documents qui doivent recueillir une signature manuscrite dans une procédure papier. Ni plus, ni moins. La signature électronique doit être apposée directement sur chaque fichier constituant un document à signer (tel que l’acte d’engagement). Signer le fichier zip est comme sceller une enveloppe de papier : cela peut être utile pour en garantir l’intégrité, mais le cachet sur l’enveloppe ne remplace pas la signature des documents qu’elle contient. C'est à l’acheteur de vérifier la signature. Pour éviter toute incompatibilité entre l’outil de signature du candidat et l’outil de vérification de l’acheteur, il convient de préciser la liste des outils compatibles dans le règlement de la consultation, voire de rendre l’outil de signature utilisé par la plate-forme disponible en dehors de toute connexion avec celle-ci. Scanner des signatures manuscrites ne donne pas valeur d’original au document scanné.

Le DC5 de chaque co-traitant doit-il obligatoirement être signé électroniquement par chaque co-traitant concerné ou leur signature manuscrite scannée associée à la signature électronique du mandataire suffit-elle ?

Chacun doit signer électroniquement : il s'agit d'engagements sur l'honneur qui doivent être produits en originaux.

Une plate-forme peut-elle interrompre tout support téléphonique une heure avant l'atteinte de la date limite de dépôt d'offres, pour ne pas pénaliser d'autres entreprises qui tenteraient de joindre la hotline sans succès ?

Elle peut l'interrompre si cela avait été expressément prévu dans le RC, puisque ce service n'est pas obligatoire.

Au moment de la notification du marché, il est parfois nécessaire d’ajouter des mentions sur l’acte d’engagement, par exemple pour ajouter à la liste de ses annexes une mise au point. Or un acte d’engagement signé électroniquement ne peut être modifié sans que la signature électronique initiale disparaisse. Comment s’y prendre ? Peut-on demander à l’attributaire de nous faire parvenir un acte d’engagement modifié (donc daté postérieurement à la date limite de remise des offres) ?

On doit considérer que l'acte d'engagement comporte deux parties distinctes : la partie signée par l'entreprise, qui n'est pas modifiable (sauf mise au point par un document spécifique ou sauf compléments avec un autre document spécifique) et la partie signée par le PA. Le PA signe cette seule partie, qui vise la première partie. Il n'y a donc pas altération de la signature de l'entreprise.

Un acte d'engagement signé manuscritement et scanné mais ne comportant pas de certificat électronique est-il valable ?

Non.

Concernant la signature d'un fichier zippé, quelle est la position de l'Etat ? Sachant que sur la plate-forme de réponse https://www.marches-publics.gouv.fr, il est possible de signer un fichier zippé. Est-ce que l'Etat va changer son process de réponse ou bien avertir les utilisateurs d'utiliser le logiciel gratuit Cosign ?

Il faut signer chaque document avant de mettre sur le zip, puis signer le zip, mais nous avons bien entendu votre critique. Nous travaillons avec la plate-forme de l'Etat pour rendre le « process » plus clair.

Est-ce qu'une plate-forme est tenue de vérifier la liste de révocation d'un certificat utilisé par un soumissionnaire ou cela relève-t-il de la responsabilité de l'acheteur ?

Voir guide point 2.3.6.

Est-ce que les plates-formes ont l'obligation de mettre à disposition des entreprises un parapheur ?

Non.

Devant la diversité actuelle des formats de signature électronique, la DAJ préconise-t-elle un format particulier ?

Non.

Nous sommes convaincus de l'avantage que procure la dématérialisation (alerte sur tous les nouveaux marchés aux entreprises qui se sont inscrites sur la plate-forme, transmission du DCE complet avec complément possible dans les temps impartis, etc. Et l'on s'aperçoit que les entreprises ont pris le pli de télécharger, donc pratiquement plus de transmission papier du DCE). Cependant, la signature électronique pose encore des soucis aux entreprises. Cela va-t-il être simplifié pour celles-ci ? Une autre remarque : la re-matérialisation des plis reçus par voie électronique sur des marchés qui demandent mémoire technique, documentation, catalogue, etc. implique un coût de reproduction des documents non négligeable pour les collectivités, ainsi qu'un temps de téléchargement très important. Ces coûts étaient auparavant à la charge des candidats. Or la re-matérialisation est nécessaire, notamment pour la transmission au contrôle de légalité des pièces de l'attributaire, puis au comptable public.

Vous avez raison ; il y a encore trop de rupture de charge. Le ministère de l'Intérieur travaille à permettre un circuit plus fluide du contrôle de légalité dématérialisé.

Si un soumissionnaire venait à signer électroniquement avec un logiciel de signature autre que celui proposé par le profil acheteur (donc format de signature peut-être différent), son offre serait-elle acceptée ?

Le profil d'acheteur doit accepter tous les certificats référencés, quel que soit le logiciel de signature utilisé.

Pouvez-vous nous préciser la force juridique (document opposable, obligatoire, facultatif, etc.) du journal des événements ?

C'est un document automatiquement généré par le profil d'acheteur mais c'est une fonctionnalité optionnelle. C'est un commencement de preuve en cas de contentieux.

Dans le cas d'une mise au point d'un acte d'engagement signé électroniquement, celle-ci doit-elle également être signée électroniquement ? Les plates-formes de dématérialisation le permettent-elles ?

Oui, obligatoirement, car la règle est la même que pour l'acte d'engagement.

Dans le cas où la personne qui signe l'acte d'engagement (et qui a le pouvoir d'engager la société) n'est plus en fonction au stade de la re-matérialisation, quels sont les recours et obligations tant pour l'entreprise que pour l'acheteur ?

Ce qui compte est que la personne qui signe soit compétente pour engager l’entreprise à la date de sa signature.

Pour les marchés inférieurs à 90.000 euros HT, les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) doivent-ils être publiés sur le profil acheteur ou une publicité adaptée (site Internet, consultation, etc.) suffit-elle ?

Oui, ils peuvent... Ca n'est donc pas obligatoire.

De nombreux robots aspirent les avis et les DCE sur la plupart des plates-formes de dématérialisation. Cela est-il légal ?

Rien ne l’interdit.

Nous avons reçu une offre électronique pour un appel d'offres pour l'acquisition d'un progiciel informatique. Cette offre sera re-matérialisée et signée. Peut-on envoyer et recevoir le DC11 sous format papier ou faut-il appliquer la même procédure pour le DC11 que celle pour l'offre ?

L'article 56 prévoit que l'échange de documents a lieu sous forme électronique... Donc tous les documents...

L'inscription sur une plate-forme est-elle gratuite pour les sociétés ou bien doivent-elles s'acquitter d'un droit d'inscription ?

C’est gratuit.

En MAPA, une offre signée manuellement mais sans certificat électronique, puis envoyée via une plate-forme ou messagerie est-elle valable ?

Dans ce cas, l'offre n'est pas signée. Elle n'est valable que si l'acheteur n’a pas imposé la signature électronique dans son RC.

A-t-on l'obligation de vérifier le pouvoir du signataire (ex : Mme x, présidente d'une SAS, doit-on vérifier sur un kbis qu'elle est bien la présidente) ?

Cette obligation est générale mais sans qu'il soit nécessaire de procéder à une enquête. La présidente d'une société a priori engage valablement sa société. Mais la question n'est pas propre à la procédure dématérialisée.

Si l'on souhaite lancer une procédure dématérialisée, alors qu'il n'y a pas d'obligation réglementaire (MAPA), doit-on respecter un minimum de dématérialisation, ou le RC permet-il de préciser librement les modalités choisies par le PA ?

Il n'y a pas de minimum. C'est effectivement le RC qui prévoit les modalités à mettre en œuvre.

Est-ce légal d'aspirer par un robot les annonces du BOAMP ?

Rien ne l’interdit.

Vous indiquez que les courriers d'attribution peuvent être envoyés par télécopie et que cela équivaut à une transmission électronique. Quid des courriers de rejet ?

Idem.

Comment informer les "retirants" anonymes d'une modification du DCE si le profil acheteur ne tient pas d'historique public des modifications ou ne peut gérer les ajouts de version comme préconisé dans le guide ?

On ne peut pas. C'est pourquoi il faut essayer de démontrer, aux entreprises qui se connectent, tout l'intérêt de l'inscription sur la plate-forme.

Pour avoir accès à un DCE, l'inscription à une plate-forme est-elle incontournable ?

Non, l'arrêté du 14 décembre 2009 n'impose plus l'inscription obligatoire.

Existe-t-il une obligation, au stade du dépôt du pli, de vérifier la validité de la signature électronique de l'entreprise (par exemple via la plate-forme de dématérialisation) ?

La vérification de la validité de la signature électronique s'impose au moment de l'ouverture des plis.

La dématérialisation via messagerie/mail est-elle la règle pour les petites collectivités ?

C'est une modalité possible.

Quelle est la durée légale d'archivage des documents de la consultation ?

Voir le guide chapitre 11.

Notre prestataire pour la plate-forme de dématérialisation continue à rendre l'inscription obligatoire sur la plate-forme, ceci malgré l'arrêté de décembre 2009. Quels moyens avons-nous afin qu'il respecte la réglementation ?

M'écrire ! Je vous réponds par écrit que ceci est interdit et vous lui montrez ma réponse. Je puis aussi lui écrire directement si vous m'en donnez les coordonnées...

Doit-on considérer qu'on "favorise" les candidats répondant par voie électronique au détriment des candidats répondant par voie papier (rupture dans l'égalité de traitement des candidats), si le profil d'acheteur vérifie la signature au moment du dépôt du pli par le soumissionnaire et informe ce dernier, instantanément, en cas de certificat ou de signature invalide ?

Attention ! La plate-forme ne vérifie que la conformité technique, pas la validité juridique de la candidature.

Vous indiquez que « la mise en ligne du DCE est possible dès l’envoi de l’annonce aux organes de publication » mais que le même avis « ne sera pas publié le même jour sur le profil acheteur » et sur le BOAMP ou JOUE (du fait du délai de traitement de ces organismes). Vous indiquez ensuite que « seule la date de dernière publication est à prendre en compte ». Il nous semble que cette règle va à l’encontre de l’article 57 du code qui dispose que « le délai de réception des offres ne peut être inférieur à 52 jours à compter de la date d’envoi de l’AAPC ». Notre question est donc la suivante : le délai de réception des offres court-il à compter de la date d’envoi au BOAMP/JOUE ou de la date de publication effective au BOAMP/JOUE ?

C'est la date d'envoi qui compte.

Peut-on imposer dans le RC de tester la plate-forme de dématérialisation au moins deux jours avant la date d'offre sur une procédure de test, pour éviter tout désagrément ?

L'imposer, non. Mais le conseiller peut toujours être utile.

Vous indiquez que les courriers d'attribution peuvent être envoyés par télécopie et que cela équivaut à une transmission électronique. Quid des courriers de rejet ? Vous répondez idem. Doit-on doubler cet envoi par télécopie d'un envoi en courrier simple ?

Non.

Peut-on supposer que si un candidat ne respecte pas les modalités de dépôt imposées par un RC, il pourra quand même déposer une offre par e-mail ?

Il doit respecter le règlement de la consultation !

En application de l'article 83 du CMP, le candidat dont l'offre est rejetée peut demander la communication de documents dans le cadre de la loi du 17 juillet 1978 portant amélioration des relations entre l'administration et le public. L'envoi des documents peut-il s'effectuer par voie électronique ?

Oui, mais prévoyez un AR pour donner une date certaine à la réception.

Vous dites que l'inscription sur la plate-forme de dématérialisation ne peut être rendue obligatoire. Mais comment informer les candidats d'une modification du DCE s'ils ne s'inscrivent pas ?

Je conseille aux acheteurs d'inviter les entreprises à s'inscrire afin de pouvoir recevoir les modifications du DCE, mais ils ne peuvent l'imposer.

Afin de gagner du temps dans la vérification de la signature électronique par l'acheteur, est-il possible de ne vérifier que celle de l'acte d'engagement, et pas forcément toutes les pièces de l'offre qui sont signées à l'identique ?

Toutes les signatures électroniques doivent être vérifiées. La plate-forme fait la validation technique, vous devez faire la validation juridique.

Peut-on interdire la réception des offres par voie électronique pour les procédures formalisées ?

Au-dessus des seuils de procédure formalisée, l'acheteur public ne peut refuser de recevoir les documents requis des candidats par voie électronique. A partir du 1er janvier 2012, cette obligation s'imposera aux marchés de plus de 90.000 euros.

Est-on toujours obligé de re-matérialiser le marché après une procédure dématérialisée ?

L'objectif est que non.

Que faire si notre préfecture dit ne pas disposer des moyens techniques pour recevoir nos marchés dématérialisés (problème au-delà de 30 mégaoctets) ? Nous sommes prêts mais pas l'Etat, et nous nous refusons à re-matérialiser quoi que ce soit juste à cause du contrôle de légalité !

Malheureusement, si la préfecture le demande, vous n'avez pas le choix ! Voir avec les services préfectoraux dans le cadre de vos bonnes relations...

La plate forme marchéspublics.gouv ne prévoit pas la possibilité de tests en amont d'une réponse : est-il prévu de remédier à cela ?

Normalement, le test est possible.

S’agissant de l’article 6.3.2 relatif aux signatures électroniques des fichiers en procédure adaptée : vous précisez que « l’acheteur a deux possibilités, soit imposer la signature électronique, soit accepter les candidatures et offres non signées et la demander ultérieurement par le candidat retenu pour des MAPA ». Quelques lignes après, vous ne faites référence qu’au MAPA informatique. Pouvez-vous nous préciser si cette possibilité est également possible pour les autres MAPA ?

Oui, la règle est valable pour tous les MAPA.

Le mail est-il reconnu légalement ?

Même réponse que pour la télécopie.

Existe-t-il une fiche de recensement dématérialisée (par exemple, un fichier conçu pour en faciliter la saisie semi-automatique) ?

Elle a été conçue dématérialisée (fichier sous trois formats). Il est d'ailleurs déjà possible pour certains PA de remplir les fiches en ligne. Le nouveau système d'information de l’OEAP permettra de dématérialiser totalement.

Dans le cas où le PA autorise la transmission d'offres sur la plate-forme pour les MAPA, que se passe-t-il si le candidat retenu ne signe pas l'offre re-matérialisée (la signature électronique n'étant pas obligatoire en MAPA) ? Quel recours a le PA ?

Une offre non signée n'engage pas l'entreprise. Il existe toujours un risque qu'elle se retire en cours de procédure.

Pourquoi contraindre à la dématérialisation alors que tout le territoire français n'est pas encore couvert par Internet en haut débit ?

Dans la pratique, sauf pour les marchés informatiques, les acheteurs imposent rarement une dématérialisation totale des procédures. La voie du papier reste la plupart du temps ouverte, même si elle n’est pas recommandée. Par ailleurs, en France métropolitaine, il existe aujourd’hui peu de lieux non desservis par l’Internet haut débit.

Bien que disponible en ligne, le guide va-t-il faire l’objet d’une publication papier spécifique ?

Non. Il serait paradoxal (et coûteux) de re-matérialiser le guide de la « dématérialisation » pour en faire un ouvrage papier…

Le guide sera-t-il vraiment mis à jour régulièrement ?

La dématérialisation est encore un domaine en construction. Le guide devra en suivre les évolutions. Les mises à jour seront, bien sûr, fonction des évolutions réglementaires et techniques, mais je souhaite surtout tenir compte des retours d’expérience des utilisateurs. Pour cela, il faut leur laisser le temps nécessaire pour se familiariser et s’approprier l’ensemble de ces notions, nouvelles encore pour la majorité des praticiens.

Qu’entendez-vous par « mises en ligne partielles de DCE » ?

Cette particularité, évoquée par le guide, permet aux entreprises de répondre dans les cas où la dématérialisation des documents est délicate (en raison de leur volume ou de leur format – des plans, par exemple), voire impossible (échantillons, maquettes, etc.). L’essentiel, pour assurer l’égalité de traitement des candidats, est que le règlement de la consultation précise où et comment consulter ou se procurer les documents que l’acheteur n’a pas intégrés à son DCE en ligne.

Quels sont les moyens que vous entendez mettre en œuvre pour encourager les entreprises à répondre par voie numérisée, en particulier pour celles qui n’ont pas confiance dans cet outil ? Peur que l’offre électronique soit lue par des tiers, peur que l’offre électronique ne parvienne pas en heure et en temps, peur d’oubli d’une pièce, etc.

Voir le guide de la dématérialisation : la DAJ mène une action de sensibilisation permanente, diffuse les bonnes pratiques, répond via son bureau du conseil aux acheteurs à toutes les questions, participe aux colloques, répond sur un dialogue en ligne...

Vous précisez les obligations dans le cas d'un choix de mode papier OU de mode électronique mais pas dans les deux hypothèses. Quelles sont les obligations si l'acheteur choisit le mode papier et le mode électronique ?

Il doit remplir les deux séries d'obligations.

Lorsque le règlement de la consultation d’un MAPA autorise la remise d’une offre électronique sans obligation de la signer électroniquement, une offre papier remise non signée doit-elle être acceptée ?

Il faut se référer au règlement de la consultation (ou à l’avis de publicité). Sous peine de rompre l’égalité de traitement entre les « candidats papier » et les « candidats électroniques », la règle doit être identique. Il n’est pas recommandé, sauf dans des cas très particuliers, notamment des achats de très faible montant, d’accepter des offres dématérialisées non signées électroniquement : de telles offres n’engagent pas juridiquement les entreprises sur leur contenu.

Les plates-formes, comme les acheteurs, découvrent souvent des textes et décrets applicables quelques jours après leur parution, alors qu'il est structurellement impossible pour les plates-formes de s'y adapter en quelques jours. Prévoyez-vous d'intégrer des délais d'application raisonnables, afin que l'informatique puisse suivre les évolutions légales ?

1. La DAJ diffuse largement les textes en préparation pour que tous puissent s'y préparer. Sur notre site du ministère de l'Economie, une rubrique vous donne les textes en préparation. Ce site est mis à jour en permanence. Les journaux spécialisés sont, pour nous, un relais efficace et nous répondons toujours favorablement à leurs demandes d'interview pour expliquer ce que nous faisons.
2. Nous veillons à prévoir des délais réalistes d'entrée en vigueur des modifications réglementaires.
3. Nous travaillons avec les associations d'élus et les organismes professionnels pour un échange d'informations permanent. Une bonne plate-forme doit se mettre au courant en permanence des évolutions.

Prévoyez-vous à terme de rendre "légale" une publication électronique sur un site de grande audience ?

On peut déjà faire plus que le minimum requis. Il n'est pas illégal de publier en plus des annonces légales ou réglementaires.

Depuis le 18 janvier 2010, une convention cadre nationale unique a été élaborée et publiée par la direction générale des Finances publiques (DGFiP), qui abroge les différentes conventions préexistantes. Cette nouvelle convention cadre nationale assure la convergence de toutes les différentes conventions cadres nationales précédentes, et prévoit l'élargissement du périmètre de dématérialisation à l'ensemble des documents de la chaîne comptable et financière. Elle abroge donc toutes les différentes conventions cadres précédentes, dont celle des marchés du 27 juin 2007 et 26 juin 2008. Or vous faites référence à ces anciennes conventions dans votre guide pratique (pp. 51 et 52), dans la partie "contrôle et exécution des marchés dématérialisés". Est-ce que ce sera actualisé ?

En effet, une partie du guide seulement a été mise à jour. Nous allons donc faire le nécessaire...

Dans le cas d'école où une notification serait faite électroniquement, puis par voie postale, quel serait le délai à respecter, 11 ou 16 jours, et à compter de quelle date ? Y a-t-il une jurisprudence ?

La notification par voie électronique permet de réduire le délai à 11 jours, y compris lorsqu'elle est doublée d'un envoi papier. Nous n'avons pas connaissance d'une jurisprudence sur ce point.

Lorsque les fichiers ne sont pas nommés comme précisé dans le RC, doit-on rejeter les offres ?

Cette seule anomalie ne semble pas pouvoir suffire pour rejeter l'offre.

Peut-on inviter les entreprises à consulter le guide de la dématérialisation afin de s'approprier la démarche, au même titre que les inviter à tester le site école si la plate-forme dont on dispose le prévoit ?

Bien sûr, il a aussi été fait pour ça !

Pour les marchés d'informatique, les entreprises sont-elles obligées de répondre via la plate-forme de dématérialisation? Ou bien dans le RC, la collectivité peut-elle laisser le choix de transmission ?

A priori, c'est obligatoire.

Y a-t-il des textes d'importance devant bientôt sortir sur la dématérialisation ?

Un arrêté sur la signature.

Pour la publicité de nos MAPA jusqu'à 90.000 euros, c'est notre site Internet que nous privilégions, vu le coût des parutions dans la presse papier. Le site est très fréquenté, connu des opérateurs qui veulent travailler avec nous, et doté d'outils d'alerte automatiques. Dans ces conditions, pourquoi maintenir l'obligation d'une publicité onéreuse "papier" (JAL ou BOAMP) dès 90.000 € HT ?

C'est une obligation réglementaire pour les marchés à partir de 90.000 euros qui permet de sécuriser les acheteurs : ils sont assurés que la publication au JAL ou au BOAMP sera considérée comme suffisante par le juge en cas de contentieux. Toutes les collectivités, en effet, ne disposent pas d'un site Internet aussi diffusé que le vôtre. Le Parlement a demandé au Gouvernement un rapport sur la question de la publicité ; ses conclusions seront diffusées avant la fin de l'année.

Les documents de consultation peuvent-ils faire référence au guide de la dématérialisation ?

Oui, mais pas en tant que document opposable, et à condition d'indiquer où le trouver.

Pouvez-vous nous préciser les grandes lignes du futur arrêté relatif à la signature ?

En cours. Suivez la rubrique « textes en cours d'élaboration » sur le site du ministère, rubrique « marchés publics ».

Est-ce que l'on peut envisager un jour une uniformité des modes de réponse, afin que les entreprises ne soient pas perdues ? Car aujourd'hui, il existe plus de 15 fournisseurs de plate-forme avec cinq process de réponse.

Nous y réfléchissons, mais pas sous la forme d'une plate-forme unique.

L'arrêté du 14 décembre 2009 précise que l'accès au téléchargement des DCE est libre. Est-il normal que l’identification des entreprises soit encore systématiquement demandée ?

Non. L’article 1er de l’arrêté du 14 décembre 2009 a supprimé l’obligation d’identification. Toutefois, l’arrêté n’interdit aucunement aux entreprises de s’identifier, si elles le souhaitent. Leur intérêt est de le faire, pour être informées de l’éventuelle mise à jour des documents de la consultation.

Peut-on mettre en ligne nos pièces du DCE sur d'autres formats que Word ou Excel, par exemple avec Open office? Car une entreprise n'arrivait pas à ouvrir notre pièce.

Oui, dès lors que ces logiciels sont assez communs pour être accessibles à tous.

Lorsque la copie de sauvegarde est en version papier, doit-elle être signée manuellement et par le même signataire que celui de l’offre électronique ?

Que la signature soit manuscrite ou électronique, elle n’a de valeur contractuelle que si elle est apposée par une personne ayant pouvoir pour engager l’entreprise candidate. Plusieurs personnes peuvent être habilitées pour une même entreprise. Dès lors, la personne qui a signé à la main la copie de sauvegarde papier peut ne pas être celle qui a signé électroniquement l’offre dématérialisée, tant qu’elles disposent toutes les deux de pouvoirs équivalents et qu’elles sont clairement identifiées.

Est-il prévu de changer les mentions de DC4, 5, 6 présentes dans le guide ?

Oui, bien sûr, le guide sera régulièrement remis à jour.

Lorsque la personne mentionnée au DC5 en tant que "personne habilitée à engager la société" n'est pas celle qui est détentrice du certificat avec lequel l'offre a été signée, la candidature est-elle régulière ? Si non, quelles pièces demander pour la régulariser ?

Cela n'est pas recommandé, mais possible. Dans ce cas, il faut que la personne qui signe l’offre ait le pouvoir d’engager la société au moment de la signature.

Pourquoi n’y a-t-il pas une plate-forme unique pour tous les acheteurs ?

Le choix a été fait au début des années 2000 de laisser le marché organiser l’offre en matière de services de dématérialisation pour les marchés publics. Plusieurs voies ont été développées simultanément : l’Etat s’est doté d’une plate-forme unique exploitée par l’ensemble de ses services depuis novembre 2008. Plusieurs collectivités se sont groupées pour développer ou faire développer des outils mis en commun. Enfin, des prestataires privés ont mis en place des offres permettant aux autres entités de se doter des moyens de lancer des procédures dématérialisées et de traiter les candidatures et les offres dématérialisées. La coexistence de ces différentes possibilités démontre que le choix d’une voie unique, dont le financement aurait probablement été difficile, ne s’imposait et ne s’impose toujours pas.

Une fonctionnalité de notification électronique pour les MAPA exige-t-elle la signature électronique du pouvoir adjudicateur sur le courrier de notification ?

Non.

Sur les procédures dématérialisées des marchés publics, la France est-elle en retard sur ses voisins européens ?

Non, nous sommes même plutôt en avance, tous rencontrent les mêmes difficultés.

En dématérialisation, faut-il garder ou non les deux enveloppes ?

Il n'y a plus qu'un pli... Même en dématérialisation.

Une offre qui arrive après l'heure fixée dans le RC doit-elle être ouverte ou non ? La commission peut-elle l'accepter ?

Non. Elle doit la refuser. Si la copie de sauvegarde est arrivée dans les délais, elle peut être ouverte.

Où en est-on de l'idée d'un certificat électronique gratuit pour les marchés publics (comme pour la déclaration d'impôts) ?

Ce n’est pas tant le prix d’un certificat électronique (moins de 40 € HT par an en moyenne) que les conditions pour l’obtenir et la certitude qu’il sera reconnu par tous les acheteurs, même étrangers, qui peut être considéré comme un obstacle par certaines entreprises. Les premiers efforts doivent porter sur la transparence de la liste des fournisseurs habilités à délivrer ces certificats, l’unicité des procédures d’obtention et l’ergonomie générale des systèmes, qui doivent être adaptées aux besoins d’une entreprise. Par exemple, la possibilité de signer les documents en dehors de la plate-forme d’achat représenterait déjà, pour les entreprises, un réel allègement des contraintes techniques.

Nous allons clore ce débat. Quelques mots de notre invitée avant de terminer.

Merci à tous d'avoir participé à cet échange. Vos questions nous sont précieuses pour améliorer notre guide de la dématérialisation. Notre échange va me conduire d'ores et déjà à quelques précisions dans notre guide dès les prochains jours. Les questions auxquelles je n'ai pu répondre, en raison de leur grand nombre, obtiendront une réponse dans les prochains jours.


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