L' instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010 ayant pour objet la modernisation des procédures et l'analyse du paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable

publié le 9 févr. 2010 à 04:15 par G re   [ mis à jour : 9 févr. 2010 à 13:27 ]
Le 29 janvier dernier, l'instruction n° 10-003-M9 du 29 janvier 2010 ayant pour objet la modernisation des procédures et l'analyse du paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable a fait l'objet d'une publication sur le site officiel des circulaires (http://www.circulaires.gouv.fr/pdf/2010/02/cir_30387.pdf)
 
En quoi cette circulaire est intéressante pour les acheteurs publics/rédacteurs, voir les entreprises? Car elle a le mérite de faire le point sur les possibilité de paiement avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable. Très concrètement, cela signifie une réduction drastique des lourdeurs administratives sur certains sujets et par la même une réduction des délais de paiement sur ces sujets (donc à utiliser, surtout dans le contexte économique actuel) 
 
En effet, comme le rappelle la circulaire (il me semble intéressant pour les entreprises de comprendre comment les choses se passent de l'autre coté du miroir pour l'intégrer dans leur process et si elles en ont l'occasion, de militer pour le paiement à terme échoir sur les prestations concernées car il faut bien comprendre que la chaîne du paiement est très encadrée et souvent lourde),

"L’article 28 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la Comptabilité publique indique que « Avant d’être payées, les dépenses sont engagées, liquidées et le cas échéant, ordonnancées.  Les quatre phases de la procédure normale sont donc l’engagement, la liquidation, l’ordonnancement et le paiement. 
 
 L’engagement de la dépense est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une charge.

La liquidation a pour objet de vérifier la réalité de la dette et d’arrêter le montant de la dépense. Elle comporte deux volets :

- la constatation du service fait ;
- le calcul du montant exact de la dette.

L’ordonnancement est l’acte administratif donnant, conformément aux résultats de la liquidation, l’ordre de payer la dette de l’organisme public.
Le paiement est l’acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette. Avant de procéder au paiement, le comptable est tenu d’effectuer un certain nombre de contrôles. Cependant, des procédures particulières de dépenses peuvent conduire l’agent comptable à payer avant ordonnancement et / ou avant service fait. Si ces procédures particulières ne sont pas prévues par un texte, il doit obtenir une ou deux autorisations de dérogation par le ministre chargé du budget."
 
La circulaire donne ainsi la liste des dépenses pouvant être payées avant service fait (à terme échoir donc, avant que la prestation soit réalisée)

"Les dépenses listées ci-après peuvent être payées avant service fait :

- locations immobilières (paiement d’avance de loyer, location de salle) ;

- fournitures d’eau, de gaz, d’électricité, (abonnements et avances sur consommations) ;

- avances sur traitement ;

- abonnements à des revues et périodiques ;

- achats d’ouvrages et de publications (instruction n° 90-122-B1-M0-M9 du 7 novembre 1990) ;

- achats de logiciels ;

- achats de chèques-vacances ;

- fournitures d'accès à internet, abonnements téléphoniques ;

- droits d'inscription à des colloques ;

- prestations de voyage ;

- fournitures auprès de certains prestataires étrangers ;

- contrats de maintenance de matériel (redevances de locations trimestrielles, semestrielles ou annuelles à

terme à échoir - forfait correspondant à l’acquisition d’un droit d’usage auquel s’ajoutent des redevances

à terme à échoir rémunérant la maintenance du matériel), dans la mesure où ces contrats ouvrent à

l’établissement un droit à prestation de la part du cocontractant ;

- achats de tickets-route d’essence pour les véhicules de service ;

- cotisations d’assurance
."
 
ET
 
Les dépenses payables sans ordonnancement préalable


3.2.1. Certaines dépenses urgentes, notamment :urgentes, notamment :

- les dépenses payables au comptant telles que droits d’enregistrement, frais de poste ;

- les avances sur frais de mission ou les frais de mission lorsqu’il n’a pas été consenti d’avance ;

- les salaires à la journée, à l’heure ou à la vacation ;

- certaines dépenses de matériel de faible montant dont le règlement ne peut supporter les délais

d’ordonnancement, compte tenu de la nature de l’établissement ou des conditions particulières de son

fonctionnement sont payables avant ordonnancement préalable. La limite unitaire de ces dépenses est

fixée par décision conjointe de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour les EPN, par décision de

l’ordonnateur visée par l’agent comptable pour les EPLE., par décision de

l’ordonnateur visée par l’agent comptable pour les EPLE.

3.2.2. Certaines dépenses qui s'engagent automatiquement, qui découlent de contrats ou qui sont récurrentes et ne nécessitent donc pas une décision spéciale et préalable de 'ordonnateur :

- factures d'électricité, de gaz, d'eau ;

- redevances de crédit bail ;

- loyers et charges locatives ;

- dépenses liées aux contrats de services après vente, d'entretien du matériel et des installations lorsque

ceux-ci ont été souscrits antérieurement au paiement, pour une période supérieure à un an, à condition

que les prestations soient réalisées régulièrement ;

- frais postaux, de télécommunications et internet ;

- services bancaires ;

- impôts et taxes ;

- traitements et indemnités des personnels ;

- contribution de solidarité ;

- remboursement d'emprunts ;

- dépenses de carburants et de péages autoroutiers ;

- locations de matériels (de type imprimante, terminal de paiement électronique, photocopieur,…) et

crédits-baux mobiliers ;

- leasings et crédits-baux automobiles ;

- cotisations d'assurances.
"
 
Autre élément intéressant, la circulaire traite du cas du paiement par carte bancaire à distance et indique :
 
"la modernisation des usages du commerce a engendré un développement des paiements par carte bancaire à distance.
Le paiement par carte bancaire à distance repose sur la communication par le porteur CB (régisseur ou agent comptable) des seules coordonnées de sa carte (numéro, date de validité et les trois derniers chiffres figurant sur le panonceau signature au verso de la carte), par correspondance, téléphone ou Internet.

Il peut être mis en oeuvre pour le paiement :

- des dépenses après service fait et après ordonnancement préalable inférieures à 5 000 euros,

- des dépenses payables avant service fait et/ou sans ordonnancement préalable listées dans la présente instruction et inférieures à 5 000 euros.

4.3.2.1. Cas d'une commande passée par Internet – cas des EPN

Une édition de l'accusé de réception de cette commande ou une copie d'écran, sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense.

4.3.2.2. Cas d'une commande passée par Internet – cas des EPLE

Un achat effectué sur internet s’analyse, en deçà du seuil de 206 000 € HT, comme un marché passé selon une procédure adaptée prévue par l’article 26 II du Code des marchés publics.

Dans ce cadre, le paiement sur simple facture est, en principe, la règle (rubrique 425 de la nomenclature des pièces justificatives applicable au secteur public local). Des pièces justificatives complémentaires doivent être produites à l’agent comptable suivant les situations énoncées aux rubriques 421, 422, 423 et 424 de la nomenclature précitée.

Il s’avère que le cas d’un paiement total à la commande n’est pas prévu par la nomenclature précitée.2). Des pièces justificatives  complémentaires doivent être produites à l’agent comptable suivant les situations énoncées aux rubriques 421, 422, 423 et 424 de la nomenclature précitée.

Il s’avère que le cas d’un paiement total à la commande n’est pas prévu par la nomenclature précitée.

En conséquence, pour permettre aux EPLE d’effectuer des achats par internet, dans le cas d’un paiement total à la commande d’une commande passée sur internet, une édition de l’accusé de réception de cette commande sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant constitue la pièce justificative de la dépense. Si cet accusé de réception mentionne un contrat, celui-ci devra être produit à l’agent comptable.
 
Juristes rédacteurs, pensez à utiliser ces possibilités (si votre organisation interne le permet...) 
 
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