"comment faire un dossier pour repondre a un appel d'offre"

publié le 14 déc. 2009 01:00 par GI SO
- Réponse: cela dépend de ce que l'on vous demande. Je vais donc faire une réponse "générique". En général, il faudra:
 
- une lettre de candidature aussi appelé DC4   (pour télécharger le document, voir "Où trouver les documents pour répondre à un appel d'offre ")
 
Qu'est ce ? ce document indique qui vous êtes, si vous postulez en groupement (si oui, si le mandataire est habilité à tout signer) et lorsqu'il y a plusieurs lots sur quel lot vous souhaitez postuler. Par ce document, vous vous engagez à répondre à l'appel d'offre seul ou en groupement
 
 
- une déclaration du candidat aussi appelé DC5  (pour télécharger le document, voir "Où trouver les documents pour répondre à un appel d'offre ")
 
Qu'est ce ? Ce document est censé renseigner l'administration sur vos capacités: votre chiffre d'affaire sur les 3 derniers années disponibles, votre effectif, vos références etc... SI l'on vous demande des niveaux minimaux relatifs à la candidature (exemple effectif minimum doit être au moins égal à 10), c'est ici qu'il faut répondre
 
- une déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé (pour télécharger le document, voir "Où trouver les documents pour répondre à un appel d'offre ")
 
Qu'est ce ? une attestation sur l'honneur comme quoi vous êtes en règles par rapport à certains articles du code du travail
 
- un acte d'engagement aussi appelé DC8  (normalement transmis par l'administration dans le dossier, sinon ,pour télécharger le document, voir "Où trouver les documents pour répondre à un appel d'offre ")
 
 Qu'est ce ? par ce document vous acceptez les conditions de l'administration et vous vous engagez sur votre proposition. Il s'agit du document central qui doit bien sur être signé (en original, non scannée, ou grâce à une signature électronique par voie dématérialisée)  et par une personne habilitée. (attention, en cas de groupement, si vous avez cochez la case "L’ensemble des membres du groupement signe la lettre de candidature et l’offre du groupement " dans la lettre de candidature,  il faut que tous les membres du groupement signent l'acte d'engagement)
 
- l'annexe prix (fourni par l'administration)
 
Qu'est ce ? un tableau à remplir où vous devez renseigner vos prix. Sauf si vous le demande par ailleurs, ne modifiez pas la structure du document, n'indiquez pas ailleurs vos prix etc... remplissez les cases, rien que les cases et faites attention à la forme des prix (si on demande un prix à la journée, ne donnez pas un prix forfaitaire et inversement) . Si vous vous trompez et que vous êtes en procédure adaptée ou négociée, vous serez peut être "rattrapé". En appel d'offre, touché, coulé, revenez la prochaine fois!
 
- le dossier technique
 
Qu'est ce ?  votre proposition technique. En cas de cahier des charges lourd, reprenez chaque point du CCTP(ou la partie technique du CCP) de l'administration et indiquez pour chaque point ce que vous souhaitez proposer. Décrivez au maximum de la manière la plus pertinente et la plus complète possible votre proposition. Ne vous contentez pas de dire, prestation de nettoyage: ok, je fais
 
exemple 1: construction, livraison et manutention d'un produit X: dites avec quel matériaux, comment, quel processus vous suivez, comment ça ce passe en interne chez vous pour le construire, quel contrôle vous allez réalisez, serez vous reactif en cas de demande de modification, en combien de temps le ferez vous, avez vous pensez à préciser ce qui se fera tout au long du cycle de vie du produit (la conception (ou comment, avec quoi, pourquoi celui la, qu'est ce que ça apporte, en quoi ca répond particulièrement au besoin etc...), l'entretien (même question, processus, qualité, contrôle, etc.) et recyclage)
 
exemple 2: fourniture d'un logiciel : préciser votre maintenance, en combien de temps vous intervenez, helpdesk?de quel heure à quel heure? numéro payant, gratuit, combien de temps l'appel dure? quels sont les fonctionnalités ? en quoi repondent elles aux attentes, en cas de développement, quel est le process, quel est le suivi, le contrôle, les tests, les environnements fonctionnels etc.... Bref, ne vous contentez pas de dire, oui je peux le faire, point
 
Si la valeur technique est à moins de 20% , ne vous cassez pas trop la tête, mais si la valeur technique compte pour 40%, même 30% précisez, développer chaque point que vous abordez, chaque fonctionalité, prestation demandé par l'administration.
 
Ajustez toujours votre offre en fonction des critères de notation indiqués : si on note un plan projet, on se tire les cheveux quand on ne voit même pas de plan projet dans l'offre.
 
Ces documents sont les documents essentiels, parfois d'autres documents sont demandés (il faut donc bien sur les fournir s'ils sont demandés)
 
- profil des intervenants: indiquez a minima pour chaque profil, le diplôme le plus haut obtenu, le nombre d'années d'experience et le nombre de missions réalisées en lien avec l'objet du marché. Trop souvent les profils tiennent en une ligne vide de sens. Lorsque vous embauchez quelqu'un, vous l'embauchez sans regarder son CV?
 
- planning: de même, soignez votre planning, prévoyez bien toutes les phases en coordination avec ce qui est indiqué dans le CCTP (ou la partie technique du CCP). Soyez précis, cohérent, indiquez au maximum le process. Trop souvent, on voit des copier coller ou des plannings pour la forme mais sans intérêt.
 
De nombreux autres documents peuvent être demandés comme des maquettes, spécimens, fiches techniques, tarifs publics etc... n'oubliez jamais de remettre un document qui vous est demandé, sinon soit vous aurez zéro, soit vous serez directement écarté  (j'insiste mais c'est primordial)
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